Vedtægter for Rotary Danmark (RD)

§ 1 · Navn
Navnet er på dansk Rotary Danmark, (herefter RD) og på engelsk Danish Rotary Multidistrict
Administration (DRMA).

§ 2 · Formål og opgaver

1 RD er et multidistriktskoordinerende organ, hvis formål er at administrere og supervisere aktiviteter, som de danske Rotary distrikter indgår aftale om at udøve i fællesskab, efter beslutning i hvert enkelt distrikt, og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for dette i Manual of Procedure og Rotary Code of Policies.

2 De i stk. 1 omhandlede aktiviteter skal fremgå af RD’s forretningsorden.

3 Ved optagelse af nye eller ophør med tidligere aktiviteter ændres RD’s forretningsorden tilsvarende.

4a. Aktiviteter som kan henlægges til RD skal

  • Dække behov af fælles interesse for alle distrikter
  • Frigøre ressourcer hos distrikter og klubber og rumme økonomiske fordele
  • Øge samarbejdet mellem Rotary distrikterne i Danmark
  • Fremme og støtte Rotary aktiviteter på klubniveau
  • Ved Distriktskonferencen, på instruktionsmødet (District Assembly), på et dertil særskilte indkaldt møde eller ved mailafstemning mellem alle klubber, være godkendt som multidistriktsaktivitet af mindst 2/3 af stemmerne i alle klubber i hvert distrikt.

4b. En aktivitet, som er optaget i henhold til stk. 4a kan bringes til ophør med det i forhold til aktiviteten nødvendige varsel, hvis mindst 2/3 af alle klubber i hvert distrikt godkender dette ved
Distriktskonferencen, på instruktionsmødet (District Assembly), på et dertil særskilte indkaldt møde eller ved mailafstemning mellem alle klubber.

§ 3 · RD’s sammensætning

  1. RD består af nuværende og indkommende distriktsguvernør (DG og DGE) fra hvert af de danske Rotary distrikter samt en formand valgt blandt de afgående distriktsguvernører (IPDG`er).
  2. RD’s arbejde ledes af en formand.
  3. Formanden for det følgende Rotary år vælges på RD’s møde i November-December måned. Samtidigt vælges en suppleant for formanden. 
  4. Valgbar som formand og suppleant er de i valgperioden Past distriktsguvernører (IPDG´er).

§ 4 · RD’s møder

  1. RD afholder ordinære møder efter behov i løbet af Rotaryåret, dog minimum i november-december (Vintermødet) og juni (Sommermødet).
  2. Ekstraordinære møder afholdes, når formanden finder behov for det, eller mindst 3 af de stemmeberettigede medlemmer overfor formanden fremsætter motiveret krav herom.
  3. Møderne indkaldes af formanden i henhold til forretningsordenen.
  4. Møder afholdes som fysiske eller elektroniske møder.

§ 5 · RD’s beslutninger

  1. RD er beslutningsdygtigt, når samtlige distrikter er repræsenteret ved mindst ét stemmeberettiget medlem. 
  2. RD træffer sine beslutninger i enighed eller ved simpelt stemmeflertal, der dog skal indeholde et flertal blandt de siddende distriktsguvernører. Ved stemmelighed bortfalder forslaget.
  3. RD’s beslutninger er bindende for alle distrikter.

§ 6 · Afstemning

  1. Alle RD’s medlemmer har stemmeret. 
  2. Afstemninger i RD foretages normalt ved håndsoprækning. Personspørgsmål kan afgøres ved skriftlig afstemning.
  3. Ved fravær kan et medlem skriftligt give fuldmagt til et af de øvrige medlemmer til at stemme på det fraværende medlems vegne.
  4. Et medlem af RD kan højst meddeles fuldmagt fra ét fraværende rådsmedlem.

§ 7 · Sekretariat

  1. Til RD knyttes en sekretariatsfunktion med en landssekretær som chef under formandens ansvar. 
  2. Der udarbejdes en opgavebeskrivelse for sekretariatet og en funktionsbeskrivelse for landssekretæren.

§ 8 · Økonomi

  1. Udgifter i forbindelse med deltagelse i RD’s møder afholdes af de enkelte distrikter hver for sig.
  2. Udgifterne til RD’s drift dækkes ved opkrævning af et halvårligt kontingent hos distrikternes klubber baseret på aktive medlemmer i klubberne opgjort pr. 10. juli og 10. januar.
  3. Regnskabsåret følger Rotaryåret.

§ 9 · Vedtægtsændring

  1. Ændring af nærværende vedtægter kan ske ved flertalsbeslutning i et ordinært møde, hvis
    • Et flertal af RD ved et forudgående møde har besluttet at indstille sådanne ændringer,
    • Ændringerne er blevet godkendt af mindst 2/3 af alle klubberne i hvert distrikt. Sådanne godkendelser kan i distriktet ske på Distriktskonferencen, på instruktionsmødet (District Assembly), på et dertil særskilte indkaldt møde eller ved mailafstemning mellem alle klubber.
    • Alle afstemninger der involvere klubberne opgøres efter valgmandsprincippet på samme måde som ved en Distriktsafstemning. 
  2. Ændringerne træder i kraft straks efter godkendelsen.

§ 10 · Nedlæggelse af RD

  1. RD kan nedlægges og dets funktion ophøre med passende varsel, hvis
    • Et flertal i RD`s bestyrelse beslutter dette ved et ordinært møde samt ved et efterfølgende ekstraordinært møde, og
    • Nedlæggelsen godkendes af mindst 2/3 af alle klubber i hvert distrikt.
  2. Ved nedlæggelse af RD skal formanden orientere RI´s generalsekretær om nedlæggelsen inden 60 dage før nedlæggelsen.

§ 11 · Nedlæggelse af RD

  1. RD tegnes af RD-formanden i forening med den siddende guvernør fra hvert af de 5 distrikter.
  2. Der kan meddeles prokura

§ 12 · Ikrafttræden
Nærværende vedtægter for RD er godkendt på RD-bestyrelsesmødet 22. juni 2019, og
efterfølgende i de danske Rotary distrikter. Vedtægterne træder i kraft umiddelbart efter
godkendelsen i alle distrikter.

Rotary Danmarks Kommunikationsportal

Den overordnede administration varetages af RD. Den løbende videreudvikling og administration
varetages af et af RD nedsat ITudvalg, som består af en, en repræsentant fra RD, en repræsentant fra RDU, landswebmaster, landssekretær samt en District Internet Communication Officer (DICO) fra hvert distrikt.
Portalen indeholder en sektion kun for medlemmer, og her er registreret medlemsoplysninger,
klub-, AG-, distrikts- og landsoplysninger. Endvidere findes her også mødekalender for klubber, AG-områder, distrikter, land samt diverse udvalg.
Den offentligt tilgængelige del af portalen indeholder nyheder om projekter, arrangementer m.m. samt generelle oplysninger om, hvad Rotary er, og hvilke mærkesager Rotaryklubberne i Danmark arbejder med. Distrikterne har selvstændige sider med nyheder fra distriktet. Ligeledes er det muligt
for alle klubber at oprette og vedligeholde egne hjemmesider.
Hovedformålet med portalen er at forenkle og effektivisere kommunikationen mellem rotarianere i Danmark.
Det påhviler samtidig alle klubber at sørge for en anden kommunikation end email/internet til de medlemmer, som ikke har denne mulighed. Det er væsentligt, at ingen medlemmer må føle sig udenfor. 

www.rotary.dk

Systemet har gennem årene gennemgået store forandringer på mange måder. Portalen indeholder bl.a. et modul for klub- og distriktsregnskaber, SMS-modul til påmindelser, forbedret dokumenthåndtering, egne hjemmesider for klubber, internt meddelelsessystem, blogs, fotogallerier etc. Portalen er udviklet med responsivt design, hviket betyder, at den kan tilgås både via PC, tablet
og smartphones. 
AG’erne har deres eget ”minidistrikt”, således at de har et område, hvor deres klubber er samlet og hvor de kan oprettte møder, uploade dokumenter, m.m.
Rotaractklubberne er flyttet ud i de distrikter, hvor de geografisk hører hjemme.

DICO og CICO

RI har indført 2 titler, District Internet Communication Officer (DICO) og Club Internet Communication Officer (CICO). DICO er distriktets bindeled mellem CICO’erne og distriktet, guvernøren samt Rotary Danmarks Kommunikationsudvalg.
Gennem dette netværk informerer DICO om nyheder og ændringer på rotary.dk og assisterer
CICO’erne. 
CICO har til opgave at bistå klubbens medlemmer med rotary.dk, motivere til brugen af e-mail og internet som effektivt kommunikationsmiddel, samt at formidle information fra DICO. CICO skal endvidere understøtte præsidenten med at få udarbejdet en intern opgavefordeling, der blandt andet sikrer, at også medlemmer uden e-mail holdes fuldt orienteret.

Medlemsprofilen

I medlemsprofilen skal de enkelte medlemmer selv indlægge et portrætbillede og ajourføre
deres oplysninger såsom adresse, telefon og e-mail. De medlemmer, der ikke selv har mulighed for at udføre dette, kan få hjælp af sekretær eller CICO.
Medlemsprofilen skal altid være ajourført, fordi adressen eller mail danner grundlag for udsendelse af Rotary Norden 8 gange om året. Ligeledes er alle personoplysninger i medlemsbogen hentet direkte fra medlemsprofilen den 30. april. Da det som nævnt er de enkelte medlemmers opgave at ajourføre egne oplysninger, bliver der ikke udsendt korrektur inden trykningen.
Hvis en klub har vedtaget, at man vil acceptere elektronisk dataoverførsel til og fra Rotary Internationals medlemsdatabase, vil ændringer i Rotary databasen automatisk blive udvekslet med Rotary International. Kun rotary-relevante data udveksles.

Klubben

Klubbens oplysninger ajourføres af sekretær - evt. med hjælp fra klubbens CICO.
På klubniveau indeholder rotary.dk generelle oplysninger om klubben, herunder om klubbens alder, kontaktpersoner, mødested og -tid samt venskabsklubber.
Rotary.dk indeholder tillige oplysninger om nuværende, kommende og tidligere bestyrelser med udvalgsformænd.
Der er endvidere en mødekalender med tidligere og kommende møder, kort beskrivelse af mødernes indhold m.v.. Hver mødeoversigt indeholder en medlemsliste, hvor medlemmerne kan melde afbud direkte på rotary.dk og tilmelde gæster. Listerne danner grundlag for månedens mødestatistik, som kan anvendes af distriktsguvernørerne.
Alle klubber bør oprette udvalg og udvalgsmøder på rotary.dk, således at møder, dagsorden og referat bliver tilgængelige for medlemmerne.
Hver klub har desuden sit eget dokumenthåndteringssystem, således at dokumenter med interesse for alle klubbens medlemmer kan arkiveres på rotary.dk. Det kan f.eks. være vedtægter, funktionsbeskrivelser, handlingsplaner etc. Dokumenter kan låses, således at det kun er ejeren af dokumentet samt inviterede medlemmer, der kan læse dokumentet.
Alle kluboplysninger i medlemsbogen~er som for medlemmer hentet direkte fra rotary.dk pr. 30. april hvert år. Da det er de enkelte klubbers opgave at ajourføre egne oplysninger, bliver der ikke udsendt korrektur inden medlemsbogen trykkes. 

AG-områder

På AG-niveau kan hver enkelt distrikts AG’ere ses. Her oprettes møder i AG-områderne og udvalg, hvor medlemmerne kan melde fra osv., ligesom på klubniveau. Alle AG-møder bør fremgå af mødekalenderen, således at medlemmerne kan se dagsorden og referat.
Principielt findes de samme funktioner på AG-niveau, som findes på klubniveau.

Distriktet

På distriktsniveau kan distrikternes ledelser ses. Her oprettes møder i distriktsråd og udvalg, hvor medlemmerne kan melde fra osv., ligesom på klubniveau. Alle distriktsmøder bør fremgå af mødekalenderen, således at medlemmerne kan se dagsorden og referat. Tilsvarende gælder andre distriktsmøder, f.eks. PETS, instruktionsmøder og distriktskonferencer.
På distrikternes sider kan man endvidere se guvernørernes månedsbreve og klubbernes ugebreve.
Principielt findes de samme funktioner på distriktsniveau, som findes på klubniveau.

Rotary Danmarks Landsarkiv og Bibliotek

Arkivet
Rotarys historiske arkiv fsva. Rotary Danmark og Distrikterne er afleveret til Statens Erhvervs Arkiv i Aarhus. Det afleverede arkivmateriale er ordnet og registreret, og alle interesserede kan nu finde oplysninger om det i Statens Arkivers database ”Daisy”. Interesserede skal selv finde det materiale de ønsker at benytte og skal selv foretage undersøgelser eller opslag. Materialet bestilles i Daisy.
Alle, der vil søge i arkivet, skal oprette en brugerprofil på Statens Arkivers hjemmeside.
Afleveringsaftale mellem Statens Erhvervs Arkiv og Rotary medfører, at materialet kun er tilgængeligt for medlemmer af Rotary.
Tilmeld og søg her: https://www.sa.dk/daisy/daisy_forside.