Forretningsorden

Forretningsorden

for

Rotary Danmarks Hjælpefond

Rotary Danmarks Hjælpefond (RDH) blev oprettet i 1969 og er en dansk fond. Fonden er omfattet af Fondsloven og er formelt således ikke en integreret del af Rotary Danmark.

Fonden yder støtte til løsning af humanitære, kulturelle og andre samfundsgavnlige opgaver i Danmark og i udlandet. Fonden kan også bruges som katastrofefond, der kan sættes ind, hvor hurtig hjælp er nødvendig.

Bestyrelsens og Forretningsudvalgets sammensætning og ansvar

RDH’s bestyrelsesår er 01-07 til 30-06, mens regnskabsåret er 01-05 til 30-04.
 

Bestyrelse, møder, udvalg og beføjelser

Bestyrelsen

Fonden ledes af en bestyrelse bestående af:

• Rotary-årets fem distriktsguvernører samt
• fem medlemmer valgt af de fem Rotary distrikter på deres årsmøde.

De sidstnævnte udgør Forretningsudvalget og er valgt for fem år.

Bestyrelsens formand er den distriktsrepræsentant, der er medlem af forretningsudvalget i sit 5. år.

Bestyrelsens møder

Bestyrelsen afholder to faste årlige møder, samt møder efter behov.

Formanden indkalder punkter til dagsorden og sammensætter den og sikrer rettidig udsendelse af dagsordenen.

Bestyrelsesmøderne indkaldes skriftligt af formanden ved e-mail med mindst 14 dages varsel.

Møderne ledes af formanden og er beslutningsdygtige, når et flertal af bestyrelsen er til stede.
Første ordinære møde afholdes i forbindelse med Rotary Danmarks bestyrelses ”Vintermøde”.

Andet ordinære møde afholdes i forbindelse med Rotary Danmarks bestyrelses ”Sommermøde”.

Afstemninger på bestyrelsens møder skal være skriftlig, hvis blot ét medlem forlanger det. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

Forslag til behandling skal være tilgået formanden senest 10 dage før mødet.

Endelig dagsorden udsendes med bilag 7 dage før mødet.
 

Mødedeltagerne i første ordinære bestyrelsesmøde er:

• Bestyrelsens medlemmer
• Hjælpefondens forretningsfører
• Rotary Danmarks formand
• Landssekretæren

Kun medlemmer af RDH’s bestyrelse har stemmeret og deltager i eventuelle afstemninger.

Dagsorden for første ordinære bestyrelsesmøde omfatter som minimum:

1. Orientering ved formanden om første halvårs forløb, herunder status på bevillinger.
2. Halvårsregnskab for perioden 1.5.-31.10.
3. Bevillingspolitik, drøftelse af rammerne for RDH’s arbejde.
4. Indkomne forslag.
5. Eventuelt.

Mødedeltagerne i andet ordinære bestyrelsesmøde (årsmødet) er:

• Bestyrelsens medlemmer
• Det tiltrædende medlem af forretningsudvalget
• RDH’s forretningsfører.
• De kommende distriktsguvernører (DGE) i Rotary regi
• Rotary Danmarks formand
• Landssekretæren.

Kun medlemmer af RDH’s bestyrelse har stemmeret og deltager i eventuelle afstemninger.

Dagsorden for andet ordinære bestyrelsesmøde omfatter som minimum:

1. Orientering ved formanden om årets forløb.
2. Bevillingsoversigt for året.
3. Årsrapporten med revisors påtegning til underskrift samt indstilling fra kritisk revisor.
4. Bevillingspolitik, drøftelse af rammerne for RDH’s arbejde.
5. Godkendelse af forretningsorden, bevillingspolitik, budget og årshjul for det kommende år efter indstilling fra DGE’erne.
6. Indkomne forslag.
7. Eventuelt.

Forretningsudvalget

• Forretningsudvalget består af de 5 distriktsvalgte medlemmer.
• Forretningsudvalget konstitueres med formand, næstformand, sekretær og en sociale medier ansvarlig. Forretningsføreren deltager uden stemmeret i Forretningsudvalgets møder.
• Formand for forretningsudvalget er den distriktsrepræsentant, der påbegynder sit femte funktionsår i RDH. Turnus er: 1450 – 1461 – 1440 – 1470 – 1480.
• Formanden er den ansvarlige leder for både forretningsudvalget og for bestyrelsen.

Forretningsudvalget foretager den indledende behandling og kvalificering af ansøgninger til RDH. Efter højst 8 dages svarfrist fra FU sender formanden et resume af periodens ansøgninger samt forretningsudvalgets indstilling til bestyrelsen til beslutning. Bestyrelsen har derefter 3 dages svarfrist, indenfor hvilken bestyrelsesmedlemmer skal stemme for eller imod at forretningsudvalgets indstilling følges, hvorefter formanden sender bevilling eller afslag til ansøgeren i henhold til bestyrelsens flertalsbeslutning.

Forretningsudvalgsmøder (FU møder)

Forretningsudvalget afholder som udgangspunkt møder i august, november, marts og maj.

To af møderne afholdes senest 14 dage før bestyrelsens årlige ordinære møder med henblik på udarbejdelse af regnskab, budget samt udkast til justering af forretningsorden for kommende periode, inden det forelægges/indstilles til den samlede bestyrelse.

Møder afholdes i øvrigt, når formanden skønner det nødvendigt, eller når mindst tre bestyrelsesmedlemmer anmoder herom.

Hvis formanden skønner, at et møde kan afholdes virtuelt, sker dette.

Møderne indkaldes skriftligt af formanden ved e-mail med mindst 14 dages varsel.

Forslag til dagsorden og bilagsmateriale vedlægges.

Bestyrelsen orienteres om indkaldelse til møder i forretningsudvalget og kan deltage i disse møder.

Funktioner

Forretningsudvalg
Behandler indsendte ansøgninger jf. Forretningsordenens rammer herfor og indstiller dem til godkendelse/afslag af den samlede bestyrelse.

Distriktsrepræsentanter

Udpeges på distriktets årsmøde året inden tiltrædelse. Frem til det kommende Rotaryårs begyndelse deltager det nyvalgte forretningsudvalgsmedlem i møderne uden stemmeret.

Det anbefales, at distrikterne vælger en distriktsrepræsentant der:

• Har lyst og interesse for arbejdet i RDH i en femårig periode
• Har et godt kendskab til RDH’s formål, fundats, forretningsorden, retningslinjer m.v.
• Kan motivere/vejlede klubber i brugen af RDH’s elektroniske dokumenter (ansøgningsskema m.v.)
• Har kendskab til The Rotary Foundations grant typer samt finansieringsmuligheder.

Formanden

• Ansvarlig for at modtage og sørge for behandling og besvarelse af ansøgninger og øvrige henvendelser
• Orienterer løbende bestyrelsen om indkomne ansøgninger og forretningsudvalgets indstilling
• Indkalder til og leder møder i bestyrelse og forretningsudvalg.
• Ifald formanden er inhabil ved behandling af ansøgninger, overgår opgaven til næstformanden.

Næstformanden

• Som næstformand udpeges den distriktsrepræsentant, der skal tiltræde som formand umiddelbart efter den siddende formand.
• Næstformanden afløser formanden under dennes fravær i mere end 3 uger, længere-varende sygdomsforløb o.lign.

Sekretæren

• Udpeges af Forretningsudvalget og er ansvarlig for at udarbejde dækkende referat af alle forretningsudvalgsmøder og bestyrelsesmøder. Referaterne arkiveres på www.rotary.dk efter at de har været sendt til godkendelse hos mødets deltagere.

Den sociale medier ansvarlige

• Udpeges af Forretningsudvalget og er ansvarlig for at sikre en kontinuerlig omtale af RDH’s virke, og at de projekter, der er gennemført med bidrag fra RDH, så vidt muligt kommer på Facebook og/eller LinkedIn.

Forretningsføreren

• Udpeges af bestyrelsen, gerne for en 5-årig og mindst for en 3-årig periode, efter indstilling af forretningsudvalget.
• Forretningsføreren administrerer udbetalinger af de bevilgede beløb og fører regnskab.
  RDH har årsafslutning den 30. april, og årsrapporten skal forelægges ved ”Sommerårsmødet”. Halvårsregnskab aflægges ved ”Vintermødet” i efteråret.
• Udarbejder bevillingsoversigt og opdaterer den løbende. Alle dokumenter arkiveres i Dropbox af forretningsfører, og hele bestyrelsen har adgang hertil.

• Forretningsføreren sikrer og kvalificerer de regnskabsmæssige afrapporteringer.

Økonomi m.m.

1. RDH er godkendt til at modtage bidrag og gaver, der af giveren kan fradrages i den skattepligtige indkomst. Dette betyder tillige, at fonden kan modtage arv, uden at der skal betales boafgift.

2. Fondens midler fremkommer fortrinsvis ved bidrag fra Rotaryklubber og -distrikter samt ved frivillige bidrag gennem formålsbestemte indsamlinger.

3. Opstilling af indsamlingsbokse i lufthavne sker efter ansøgning til den pågældende lufthavn. Alle aftaler indgås mellem RDH og den pågældende lufthavn. I Københavns Lufthavn skal der skrives en særlig ansøgning om opstilling af indsamlingsboks.

Formanden har det overordnede ansvar og opgaver i forbindelse med ansøgning, tømning og vedligeholdelse. Formanden kan uddelegere nogle af opgaverne.

4. De indkomne midler kan kun anvendes til formål i overensstemmelse med RDH’s

vedtægter og formål bestemt af bidragsyderne efter godkendelse af fonden.

5. Egenkapitalen består af en bunden del og en disponibel del, hvilket skal fremgå af regnskabet. Den bundne del må kun reduceres med tilladelse fra Civilstyrelsen.

6. Forretningsudvalget er ansvarlig for, at udgifterne – set over en årrække – ikke overstiger indtægterne.

7. Formanden og forretningsføreren følger den regnskabsmæssige udvikling, afstemmer denne og orienterer bestyrelsen løbende.
8. Årets over- eller underskud posteres på den disponible del af egenkapitalen. Bestyrelsen skal tilstræbe, at den samlede egenkapital vokser mindst svarende til inflationen.
9. Fondens regnskabsår er 1. maj til 30. april. Alle ansøgninger, som behandles i perioden fra 1. maj til 30. juni, konteres derfor i det kommende års regnskab.

Kritisk revisor

Der udpeges en kritisk revisor fra det distrikt, som besad RDH formandsposten to år tilbage. Den kritiske revisor må ikke være medlem af RDH’s ledelse, må ikke være i afhængighedsforhold til bestyrelsen, fondens medlemmer, ledelse eller nogen, som har pligt til at kontrollere bogføringen samt må ikke være knyttet til de nævnte personer ved ægteskab, samlivsforhold eller slægtskab.

Funktionsperioden er ét år.

Opgaven for kritisk revisor er beskrevet i ”Instruks for kritisk revisor” Se under ”Hjælpefonden, Dokumenter, Instruks for kritisk revisor”. Valg finder sted på distrikternes årsmøde i rækkefølge som angivet under Forretningsudvalget, pkt. 3.

Fortrolighedserklæring

Bestyrelsens medlemmer samt i øvrigt deltagere i Hjælpefondens bestyrelsesmøder forpligtes til at behandle de behandlede punkter fortroligt, for så vidt som de ikke medtages i referat for mødet.

Hjælpefondens medvirken ved større landsdækkende arrangementer

Bestyrelsen for Rotary i Danmark og RDH kan i fællesskab beslutte at igangsætte en landsindsamling i forbindelse med f.eks. katastrofer. Der kan derved opnås skattefradrag via indbetaling til RDH, se nærmere under skattefradrag.

Denne mulighed stilles – efter forudgående ansøgning til RDHs bestyrelse – til rådighed for Rotary Danmarks Bestyrelse til landsdækkende arrangementer.

Forudsætningerne for at kunne benytte muligheden er:

• Rotary Danmarks Bestyrelse skal være ansvarlig for arrangementet/projektet
• Arrangementet/projektet skal opfylde kravene for at kunne godkendes af RDH (”Retningslinjernes” bestemmelser)
• Der skal foreligge et budget og efterfølgende et regnskab, underskrevet af ansøgers formand og kasserer/revisor.

Skattefradrag

RDHs status som velgørende fond giver mulighed for at sikre fradrag for indbetalinger til RDH efter særlige regler herom.

For at RDH kan meddele skattefradrag for indbetalinger til projekter og indsamlinger, skal der årligt ske mindst 100 frivillige indbetalinger til RDH. Beløbet skal min. være på 200 kr. årligt pr. indbetaler (CVR- eller CPR-nummer skal oplyses). Indbetalingerne kan være fra såvel medlemmer af Rotary som fra ikke-medlemmer. Beløbene skal være indbetalt via RDH’s betalingsmodul.

Privatpersoner og firmaer kan donere pengebeløb til et konkret projekt og dermed opnå skattefradrag for donationen. Det er en forudsætning, at den indsendte ansøgning er godkendt af RDH, inden der indsamles pengegaver fra medlemmer og virksomheder. Ansøgning sendes til forretningsføreren.

Indbetalte beløb bliver af RDH’s forretningsfører indberettet til SKAT.

Hvis et påtænkt projekt ikke gennemføres, og skattefradraget dermed ikke opnås, kan donationen ikke tilbagebetales. Donationen kan dog, efter ansøgning, overføres til et andet projekt, som er godkendt af RDH.

Projekter med private/firma indbetalinger skal som udgangspunkt være gennemført inden for RDH’s regnskabsår. I modsat fald skal der ansøges om overførsel til næste RDH regnskabsår. Står der ved årsafslutningen den 30. april beløb, der ikke er ansøgt overført, bliver beløbet automatisk overført til RDH.

Bidragsgiver er selv ansvarlig for, at der er oplyst et CVR- eller CPR-nummer, hvis der ønskes skattefradrag.

Godkendt på RDH bestyrelsesmøde 21.08.2024