Forretningsorden

Revision 16. november 2019

Forretningsorden for bestyrelsen i Rotary Danmarks Hjælpefond i Rotary året 2019/2020:

 

Rotary Danmarks Hjælpefond blev formelt oprettet ved beslutning i Rotary Danmarks Råd den 5.juli 1969.

Rotary Danmarks Hjælpefond er en dansk fond, som yder støtte til løsning af humanitære, kulturelle og andre samfundsgavnlige opgaver i Danmark og i udlandet.

Fonden kan også betragtes som en katastrofefond, som kan sætte ind, hvor hurtig hjælp er nødvendig.

 

  1. Bestyrelse, møder, udvalg, beføjelser m.m.
  1. Fondens bestyrelse:

Fonden ledes af en bestyrelse af rotarianere bestående af:

  1. De til enhver tid siddende guvernører for de danske Rotary distrikter
  2. Fem medlemmer valgt af samme Rotary distrikter på den årlige distriktskonference. Disse udgør forretningsudvalget og er valgt for fem år.
  1. Mødetyper og delegering af beføjelser
  1. Årsmødet

Årsmødet i Rotary Danmarks Hjælpefond (RDH) afholdes en gang årligt, almindeligvis i juni måned, og indkaldes med mindst 14 dages varsel. Deltagerne er:

 

  1. RDH’s forretningsudvalg og det tiltrædende forretningsudvalgsmedlem (som minimum deltager formand, kommende formand og regnskabsfører)
  2. årets DG ‘r som fratrædende bestyrelsesmedlemmer,

årets DGE´r som tiltrædende bestyrelsesmedlemmer

  1. og som gæster kan desuden deltage:

årets DGN´er

årets IPDG’er

  1. eventuelle særligt indbudte, herunder Rotary Danmarks formand og landssekretær

Kun medlemmer af RDH´s bestyrelse deltager i eventuelle afstemninger

(Se dog ”Vedtagelse af forretningsordenen” under afsnittet Delegeringer)

 

Dagsorden for årsmødet, som ledes af den siddende formand, omfatter som minimum:

 

  • formandens beretning
  • forelæggelse og godkendelse af regnskab
  • forelæggelse og godkendelse af budget for det kommende år
  • godkendelse af forretningsordenen for det kommende år
  • indkomne forslag
  • eventuelt

Senest 14 dage før årsmødet afholdes forretningsudvalgsmøde med henblik på udarbejdelse af regnskab og budget samt forretningsorden.

 

Forretningsudvalgets sekretær udfærdiger referat, der fremsendes senest 14 dage efter mødet til bestyrelsen og deltagere. Referatet lægges på Rotary Danmarks hjemmeside under Hjælpefonden

 

  1. Bestyrelsesmød er:

Bestyrelsesmøde kan afholdes ved behov. I et sådant møde deltager bestyrelsen og mødet kan evt. afholdes i forbindelse med RDR Vintermøde. Dagsordenen omfatter i så fald som minimum:

  • orientering ved formanden om første halvårs forløb,
  • bevillingsoversigt for den forløbne periode
  • bevillingspolitik, drøftelse af rammerne for RDH arbejde
  • Resultat og balance for den forløbne periode
  • godkendelse af udpegning af regnskabsfører
  • indkomne forslag,
  • eventuelt.
  1. Forretningsudvalgsmøder:

Møder afholdes efter behov, når formanden skønner det nødvendigt eller når mindst tre bestyrelsesmedlemmer anmoder herom.

 

Møder indkaldes skriftligt af formanden ved brev eller e-mail med mindst 14 dages varsel til det enkelte medlem. Forslag til dagsorden og relevant bilagsmateriale vedlægges. Yderligere punkter til dagsorden sendes til formanden min. 7 dage inden mødets gennemførelse.
Dagsorden udsendes snarest efter.

 

Møderne ledes af formanden og er beslutningsdygtige, når mindst tre medlemmer er til stede. Afstemning skal være skriftlig, hvis blot et medlem forlanger det. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende.

 

  1. Delegering af beføjelser

Bestyrelsen kan for et Rotary år ad gangen delegere sine beføjelser helt eller delvist til forretningsudvalget eller udvalgets enkelte medlemmer.

 

Eventuelle delegeringer besluttes på årsmødet og sker som vedtagelsen af den forretningsorden, der skal være gældende for det efterfølgende Rotary år. Stemmeberettiget er alene den tiltrædende bestyrelse i det efterfølgende Rotary år.

 

  1. Udvalg og funktioner
  1. Bestyrelsen

Bestyrelsen består af årets guvernører samt forretningsudvalget.

 

  1.  Forretningsudvalg

Forretningsudvalget består af de distriktsvalgte medlemmer.

Forretningsudvalget konstitueres med formand, næstformand, sekretær og en Social Media ansvarlig.

 

  1. Formand

Formand for forretningsudvalget er den distriktsrepræsentant der påbegynder sit femte funktionsår i RDH.

Formanden tegner fonden i forening med ét bestyrelsesmedlem.

Formanden er den ansvarlige leder for både forretningsudvalget og for den samlede bestyrelse.

 

Formanden er ansvarlig for at:

  1. Modtage og sørge for behandling af og besvarelse af ansøgninger og øvrige henvendelser
  2. Orienterer bestyrelsen halvårligt om indkomne ansøgninger og deres besvarelse.

Formanden kan vælge at uddelegere dele af disse opgaver til forretningsudvalget hvis der er enighed herom i forretningsudvalget.

 

  1. Næstformand

Som næstformand udpeges den distriktsrepræsentant, der skal tiltræde som formand umiddelbart efter den siddende formand. Næstformanden afløser formanden under dennes fravær > 3 uger, længerevarende sygdomsforløb o. lign.

 

  1. Kasserer/Forretningsfører

Kassereren/forretningsfører administrerer udbetalinger af de bevilgede beløb og fører

regnskab som anvist i fundatsen. RDH har årsafslutning den 30. april og årsrapporten

skal forelægges ved årsmødet i juni. Bevillingsstatus gives ved Vintermødet i efteråret.

Udarbejder bevillingsoversigt og opdaterer den løbende. Oversigten gemmes i Dropbox,

som alle nuværende og indkommende forretningsudvalgsmedlemmer har adgang til.

Arkiverer alle ansøgninger og afgørelser i Dropbox.

Kassereren sikrer og vurderer de regnskabsmæssige afrap-

porteringer.

 

  1. Sekretær:
    Sekretæren er ansvarlig for at udarbejde dækkende referat af alle møder. Referatet fremsendes senest 14 dage efter afholdt møde. Kommentarer eller rettelser til referatet sendes til sekretæren senest 8 dage efter modtagelse. Hvis der ikke er bemærkninger/rettelser anses referatet for ”godkendt”.

Forretningsføreren lægger referatet på Rotary Danmarks hjemmeside under
”Dokumenter” og i RDH arkiv.

 

  1. Social Medie ansvarlig

Social Medie ansvarlig sikrer kontinuerlig omtale af de projekter der er gennemført i

klubberne med bidrag fra RDH så vidt mulig kommer på Facebook. Visse projekter er

ikke egnet til omtale, men som udgangspunkt er klubberne forpligtet til, ved modtagelse

af bidrag, at sende kort beskrivelse (ca. 100 ord) af det gennemførte projekt samt fotos

til den ansvarlige herfor. Dette fremgår af den af RDH fremsendte bevillingsskrivelse,

som klubben modtager. Det initieres i øvrigt at RDH løbende har opslag på FB som ved

rører fondens virke eller andre relevante informationer / nyheder. Ved anvendelse af

fotos skal tilladelse indhentes (ophavsret)

 

  1. Kritisk revisor

Der udpeges en kritisk revisor fra det distrikt hvor afgående formand for Hjælpefonden kom fra. Funktionsperioden er et år. Opgaven for kritisk revisor er beskrevet i ”Instruks for kritisk revisor”” Se under Hjælpefonden” Dokumenter” ”Instruks for kritisk revisor”

Valg finder sted på distrikternes årsmøde, således:.

I 2020 er det D1461, i 2021: D1440, i 2022: D1470,i 2023: D1480 og i 2024: D1450”

 

 

  1. Ansøgning, beføjelser
  1. Ansøgning

Der ansøges via elektronisk ansøgningsskema, der automatisk fremsendes til Formanden og RDH forretningsfører.

  1. Formanden videresender ansøgningen til den distriktsrepræsentant for det distrikt klubben tilhører.
  2. Distriktsrepræsentanten sikrer at alle relevante oplysninger er med i ansøgningen og at den ligger indenfor fundatsens rammer.
  3. Distriktsrepræsentanten sender ansøgningen tilbage til Formanden med evt. bemærkninger og udtaler sig om ansøgning kan anbefales – eller om der skal gives afslag.
  4. Formanden rundsender ansøgningen til høring i det øvrige forretningsudvalg til udtalelse, herunder om ansøgningen kan godkendes eller om der anbefales afslag. 8 dages svarfrist
  5. Er der behov for yderligere oplysninger sendes ansøgning tilbage til distriktsrepræsentanten, der skaffer de nødvendige oplysninger.

Når forretningsudvalgets anbefalinger foreligger, udarbejder Formanden en bevillings/- eller afslagsskrivelse til ansøger.

  1. Formanden afgør om en ansøgning skal forelægges den øvrige bestyrelse. Det er vigtigt at forretningsudvalgets stillingtagen er beskrevet. Se under pkt. ”Beføjelser”
  1. Finansieringsplan, økonomi

Finansieringsplan og budget skal være enkel og gennemskuelig.

 

  1. Beføjelser

Støtten vil være begrænset til max. 40.000 kr. pr. projekt.

 

En Rotary klub kan højst samlet modtage 40.000 kr. indenfor et Rotary år.

 

Formanden kan afgøre ansøgninger til og med kr. 6.000. Ved ansøgninger fra formandens eget distrikt, afgøres ansøgningen af forretningsudvalget.

 

  1. Afgørelser

Afgørelser i bestyrelsen og forretningsudvalg sker ved simpelt flertal bortset fra ændringer i fundatsen (se fundatsen § 7 og § 8)

 

  1. Landsindsamlinger

Hjælpefonden kan i samarbejde med Rotary Danmarks Råd - oprette landsindsamlinger i forbindelse med katastrofer. Derved kan der opnås skattefradrag. Dog er det et krav at der oplyses CPR eller CVR nummer.

Nærmere aftaler sker i samarbejde med FM/RD, FM RDH og RDH forretningsfører.

 

  1. Opstilling af indsamlingsbokse i lufthavne

Der kan opstilles indsamlingsbokse i nationale lufthavne. Dette sker efter ansøgning til den pågældende lufthavn, hvor alle aftaler indgås mellem RDH og den pågældende lufthavn. I København Lufthavn skal der anvendes særlig ansøgning om opstilling af indsamlingsboks. Næste ansøgning skal foregå i februar/marts 2021.

Formanden har det overordnede ansvar og opgaver i forbindelse med ansøgning, tømning og vedligeholdelse.

Formanden kan delegere nogle af opgaverne til en eller flere klubber.

RDH forretningsfører kan yde konsultativ støtte.

 

  1. Tilbagekaldelse af bevilling/udsættelse af udbetaling af bevilling

Forretningsudvalget er bemyndiget til at tilbagekalde bevillinger, der ikke er udbetalt 3 måneder efter datoen på bevillingsskrivelsen.

Er der søgt District Grant eller Global Grant, træder 3 måneders reglen først i kraft når de forskellige Grant er godkendt.

Bevillinger kan tilbagekaldes, hvis formålet har ændret sig jf. ansøgningens og bevillingens beskrivelse

Der kan søges om udsættelse af udbetalingen ved skriftlig henvendelse til Formanden.

 

  1. Forudsætninger for støtte:

Forudsætninger, der normalt skal være opfyldt for bevilling er:

 

  1. Ansøgningen skal være anbefalet af en eller flere Rotary klubber/distrikter.
  1. For ansøgt støtte til projekter med deltagelse af flere klubber opgøres nævnte støtte pr. deltagende klub. Opgørelsen skal anføres i ansøgningen.
  1. Hjælpefondens støtte kan højst være det samme som det beløb klub(ber)/distrikt støtter med (krone til krone princippet)
  1. Klubbens medlemmer skal deltage aktivt i gennemførelse af projektet. Det er vigtigt at det er nøje beskrevet i ansøgningen.
  1. Hvis en klub gennemfører aktiviteter med det formål at samle penge ind til et projekt anses dette som en ”aktiv medvirken” der kan understøtte ansøgning. Skal beskrives i ansøgning.
  1. Projektet skal være et engangsprojekt.
  1. Der kan max. bevilges 5.000 kr. pr. klub til julehjælp som f.eks. julegaver og jule arrangementer. Julehjælp kan ikke ansøges to år i træk.
  1. Midler bevilget fra Rotary Foundation kan ikke indregnes i klubben eget bidrag.
  1. Samarbejde med andre organisationer, skattefradrag, overførsel af beløb til andre projekter:
  1. Generelt:

En klub kan godt samarbejde med en anden organisation. Det forudsætter, at der foreligger en underskreven samarbejdsaftale parterne imellem.

 

  1. Samarbejdsaftale for projekter med tilskud fra RDH

Samarbejdsaftalen findes på RDH hjemmeside. Skal udfyldes og indsendes når ansøgning om støtte er fremsendt. Aftalen skal præcisere hvem der har ansvaret for de enkelte elementer i det samlede projekt, herunder økonomi. Aftalen skal også beskrive rotary-klubbens aktive medvirken i projektet.

 

Hjælpefonden støtter ikke udenlandske klubbers projekter medmindre der er et formaliseret samarbejde med en dansk Rotary klub/distrikt og at den danske Rotary klub er styrende.

 

Der kan ikke overføres penge til en anden organisation, forening o. lign. uden en Rotary klub aktivt medvirker i projektet. Alle projekter bør fremstå som Rotary projekter.
Direkte donationer accepteres ikke.

 

Der vil efter forretningsudvalget afgørelse kunne gives støtte til delprojekter i en organisation, hvor klub eller distrikt er styrende og der foreligger en underskreven samarbejdsaftale. Dog kræver det at klubbens eller distriktets medlemmer er involveret i udførelsen af projektet

 

  1. Skattefradrag for indbetaling

Medlemmerne i en Rotary klub kan donere pengebeløb til et konkret klubprojekt, og dermed opnå skattefradrag for donationen. Det er dog et ufravigeligt krav og en forudsætning, at der er indsendt en ansøgning til RDH, som godkendes inden der indsamles pengegaver fra medlemmerne. Ansøgning sendes til FM RDH og Forretningsfører RDH Penge indgået for skattefradrag kan ikke tilbagebetales, hvis projektet ikke gennemføres, se også punkt d.

For at Hjælpefonden kan meddele skattefradrag for indbetalinger til projekter og
indsamlinger– skal der årligt ske frivillige indbetalinger fra mindst 100 rotarianere til Hjælpefonen. Beløbet skal min. være på 200, kr. årligt. pr. indbetaler (CPR. Nr. Eller CVR. Nr. skal oplyses) Indbetalingerne kan være fra såvel medlemmer af Rotary som fra ikke-medlemmer.

 

  1. Overførsel af beløb til andre projekter, annullering af projekter m.v.

Bidrag kan ikke overføres til andre godkendte projekter end det ansøgte uden en skriftlig aftale. Ansøgning sendes til FM/RDH

Der kan ikke overføres bidrag fra et godkendt projekt til et andet projekt i tilfælde af at projektet annulleres eller koster mindre end forventet. Mindre forbrug skal tilbageføres til RDH.

Evt. merbehov for støtte i forbindelse med gennemførelse af et projekt dækkes ikke af RDH.

Annulleres et projekt skal bevilling tilbageføres til RDH

Rotaract klubber har mulighed for at ansøge om bevilling på lige fod med Rotary klubber.

 

  1. Afslutning af et projekt, regnskab m.m.

Når et projekt er afsluttet, skal der altid fremsendes et regnskab samt en kort projektbeskrivelse, med dokumentation for anvendte beløb og med vedlagt kvitteringer. Fremsendes til RDH’ s forretningsfører senest 1 måned efter projektets afslutning.

 

Der laves en kort beskrivelse af projektet – se under ”Social Medie ansvarlig”

Fremgår tillige af bevillingsskrivelse.

 

 

  1. Ansøgninger gives afslag hvis:
  1. Anbefaling og medfinansiering fra klub eller distrikt ikke indgår i finansieringsplanen.
  1. Bevillingen har til formål at støtte andre nationale eller internationale fonde/organisationer eller styres af andre hjælpeorganisationer, NGO’er eller lignende.
  1. Der søges om støtte til Shelterbox eller Water Survival Box
  1. Støtteformålet vurderes at ligge indenfor det offentliges kerneområder. Bestyrelse og forretningsudvalg vurderer løbende disse grænseflader.
  1. Der er tale om:
  1. Udgifter til drift.
  2. Natur- og vildtregulering.
  3. Støtte rotarianeres udgifter til transport eller forplejning
  4. Projektet har til formål at støtte enkeltpersoner.
  5. Projektet har karakter af donation.
  6. Støtte til forskning.
  7. Støtte til indkøb af busser til plejehjem og lign.
  8. Bogudgivelser, CD og film fremstilling, medmindre det har et oplysende formål.
  9. Honorarer til kunstnere.
  1. Årligt tilbagevendende projekter, projekter af enslydende karakter og indhold uagtet ny målgruppe m.m.
  1. Der på nogen måde er en ”interessekonflikt”. Se RDH hjemmeside under ”ansøgning-samarbejdsaftale.
  1. Økonomi m.m.:
  1. Rotary Danmarks Hjælpefond blev ved fundats af 1994/95 ændret til en fond, der er godkendt af Civilstyrelsen.
  1. Rotary Danmarks Hjælpefond er godkendt til at modtage bidrag og gaver, der af giveren kan fradrages i den skattepligtige indkomst. Dette betyder tillige, at fonden kan modtage arv, uden at der skal erlægges boafgift.
    Hvis en privat fond har støttet en indsamling via RDH, skal der gives en indberetning/tilbagemelding til fonden, når projektet er afsluttet.
  2. Fondens midler fremkommer fortrinsvis ved bidrag fra medlemmerne via klubber og distrikter samt ved frivillige bidrag gennem formålsbestemte indsamlinger.
  1. De indkomne midler kan kun anvendes til
  2. formål i overensstemmelse med fondens vedtægter og godkendt af fonden
  3. formål bestemt af bidragsyderne efter godkendelse af fonden
  1. Egenkapitalen består af en bunden del og en disponibel del, hvilket skal fremgå af regnskabet. Den bundne del må kun reduceres med tilladelse fra Civilstyrelsen.
  1. Forretningsudvalget er ansvarligt for, at udgifterne – set over en årrække - ikke overstiger indtægterne.
  1. Formanden og kassereren/regnskabsføreren følger den regnskabsmæssige udvikling, afstemmer denne og orienterer forretningsudvalget halvårligt.
  1. Årets over- eller underskud posteres normalt på den disponible del af egenkapitalen. Forretningsudvalget skal tilstræbe, at den samlede egenkapital vokser mindst svarende til inflationen.
  1. PHF via RDH

Indimellem indbetaler rotarianere et beløb til poliobekæmpelsen via RDH. Derved optjenes et antal point. Optjente points kan bruges til ”køb” af PHF, som RDH kan uddele.

Anerkendelsen kan gives til såvel rotarianer/ikke rotarianer for en særlig indsats.
Tildeling af PHF skal godkendes af bestyrelsen efter indstilling af FU

 

  1. Krav til en distriktsrepræsentant:

Med baggrund i erfaringer så anbefales det at en valgt distriktsrepræsentant:

  • har indgående kendskab til Hjælpefondens formål, fundats, forretningsorden, bestemmelser m.v.
  • har lyst og interesse for arbejdet i RDH i en femårig periode
  • kan motivere/vejlede klubber i anvendelse og udfyldelse af Hjælpefondens elektroniske ansøgningsskema samt samarbejdsaftale.
  • Har kendskab til The Rotary Foundation grant typer samt finansieringsmuligheder. Dette kendskab kan erhverves ved deltagelse i distrikternes årlige grantseminarer
  • Evner at arbejde med projekter på et overordnet plan – men også i detaljer, hvis påkrævet
  • Have gennemført relevant Rotary uddannelser, f.eks. Rotary Leadership Institute, AG uddannelse/træning eller guvernøruddannelsen

 

 

 

 

 

___________

 Just Hartoft

Regnskabs- og forretningsfører