Rotary Danmarks IT-udvalg er lykkes med at lave en sponsoraftale med NemTilmeld. NemTilmeld er et nordjysk udviklet tilmeldingssystem, som letter tilmeldingen til møder, konferencer og arrangementer.
I Rotary regi er det tiltænkt som et supplement til vores mødefunktion på rotary.dk. En af de stærke sider af systemet er, at der er tilknyttet et betalingsmodul, som gør at deltagerne betaler ved tilmeldingen, og du derfor slipper for at skulle rykke for betalingen.
Systemet er specielt velegnet hvis du skal lave et arrangement, hvor der kræves flere oplysninger fra deltagerne udover navn, som vi har det på rotary.dk. Man kan selv bestemme hvilke oplysninger en deltager skal oplyse ved tilmeldingen.
I Rotary regi kunne det være større arrangementer i klubben, og måske hvis I arrangerer rejser. Det vil også være meget velegnet til eksterne arrangementer/projekter, hvor vi har behov for at opkræve betaling, f.eks. en velgørenhedskoncert. På distriktsplan kan det være distriktskonferencer og andre større arrangementer. NemTilmeld er ikke en erstatning for kalenderfunktionen på rotary.dk, men et supplement til denne.
3 tidsrøvere, NemTilmeld sparer dig for
- Opdateringer og vedligeholdelse af deltagerlister. Med NemTilmeld slipper du for manuelt at holde styr på deltagerlister i regneark og på gule papirlapper. Systemet holder konstant dine deltagerlister opdaterede og giver dig dét overblik, du mangler. Hvem har tilmeldt sig? Hvem har betalt? Med NemTilmeld er informationerne lige ved hånden.
- Håndtering af betaling og fakturaer. Ikke mere hestearbejde med fakturering. NemTilmeld gør betaling til en detalje i din planlægning og gennemførsel af arrangementer. Samtidig sender systemet automatisk faktura ud til betalende deltagere.
- Kommunikation med deltagere. Det kan være bøvlet at holde styr på kommunikation med deltagere. Især hvis du både skal kommunikere med inviterede, der mangler at tilmelde sig, og forskellige grupper af deltagere. Med NemTilmeld kan du sende beskeder på mail eller SMS til udvalgte grupper af deltager på én gang - direkte gennem systemet.
Hvordan fungerer aftalen i praksis?
Hvis din klub ønsker at få en NemTilmeld aftale, skal I kontakte distriktet DICO (distriktet IT-kontaktperson) og meddele at I ønsker at oprette en aftale hos NemTilmeld. I skal angive hvem i klubben, der skal stå på aftale til en start. Det er muligt at oprette flere brugere, så flere kan hjælpe til med at administrerer aftalen.
På Nemtilmeld.dk findes der rigtig mange gode instruktionsvideoer, som kan hjælpe på vej. Derudover er der support af NemTilmeld’s kundehjælpere. Alle DICO’er har modtaget en kort introduktion til systemet, og kan også være behjælpelig med råd og vejledning.
Kontingentopkrævning
Det er også muligt at bruge systemet til kontingentopkrævning, og dermed give medlemmerne mulighed for at betale med Dankort eller Mobilepay og betale nemt og sikkert.
Hvad koster det er bruge systemet?
NemTilmeld stiller deres system GRATIS til rådighed for alle klubber i Rotary Danmark. Eneste udgift du vil få, er de gebyrer for betalinger som betalingssystemerne (NETS og Mobilepay mfl.) opkræver NemTilmeld. NemTilmeld videresender bare de gebyrer de bliver opkrævet for jeres arrangement. I vil kunne se størrelsen på disse gebyrer løbende på jeres konto på NemTilmeld.
Det er vores håb at I finder denne løsning god, og at den kan lette jeres administrative arbejde ved jeres arrangementer. Det er også vores håb at I vil fortælle om NemTilmeld til andre, og dermed støtte vores sponsor NemTilmeld.
IT-Udvalget arbejder på udarbejdelse af minivejledning, som indeholder lidt om, hvordan NemTilmeld med fordel kan benyttes i Rotary regi.
Giver ovennævnte anledning til spørgsmål, så kontakt DICO Claus Højmann på email dico1470 (at) rotary.dk