Vedtægter for Rotaryklubber

Anbefalede vedtægter for Rotaryklubber

Disse klubvedtægter supplerer Grundlov for Rotaryklubber med almindelig klubpraksis. Det er anbefalinger tilpasset danske forhold.
Klubvedtægterne kan ændres og tilpasses den enkelte klub; men de må ikke være i konflikt med Rotarys grundlov, Grundlov for Rotaryklubber (med undtagelse af hvor det er tilladt) og Rotarys politikker.
Når vedtægterne er vedtaget, er de bindende for klubbens medlemmer

Artikel 1: Definitioner

  1. Bestyrelse: Klubbens bestyrelsesmedlemmer
  2. Bestyrelsesmedlem: Medlem af denne klubs bestyrelse
  3. Medlem: Et medlem af klubben, bortset fra honorære medlemmer
  4. Beslutningsdygtigt antal: Det mindste antal deltagere, der skal være til stede, når der afholdes en afstemning:
    Klubbeslutninger: En tredjedel af klubbens medlemmer
    Klubbestyrelsesbeslutninger: Et flertal af bestyrelsesmedlemmer
  5. RI: Rotary International
  6. År: Den 12-måneders periode, som begynder den 1. juli
  7. Præsident nominee: Det medlem, der er valgt til at efterfølge præsident elect
  8. Præsident elect: Den indkommende præsident
  9. Immediate pastpræsident: Den senest afgåede præsident
  10. Pastpræsident: Tidligere præsidenter

Artikel 2: Bestyrelsen

Denne klubs styrende organ er dens bestyrelse, der mindst består af præsidenten, immediate past præsident, præsident elect, sekretær og kasserer.
Note: Artikel 2 skal være en del af klubbens vedtægter. Klubbestyrelsen kan bestå af flere end de ovenfor nævnte. Fx vicepræsident, præsident nominee, klubmester og andre.
 

Artikel 3: Valg af bestyrelse

Sektion 1.
En måned før valget af bestyrelsesmedlemmer nominerer medlemmerne kandidater
til posterne som præsident, vicepræsident, sekretær, kasserer og ___ andre bestyrelsesmedlemmer. Forslagene kan fremsættes af en nomineringskomité, af enkeltmedlemmer
eller af begge.

Et klubmedlem, der vælges som præsident nominee, indtræder i bestyrelsen først kommende 1, juli som præsident elect og overtager posten som præsident den følgende 1. juli.

Sektion 2.
De kandidater, som opnår et flertal af stemmer til de respektive funktioner, er valgt til de respektive poster, og de udgør klubbens bestyrelse.

Sektion 3.
Afgår et bestyrelsesmedlem i løbet af året, udpeger de resterende bestyrelsesmedlemmer en afløser.

Sektion 4.
Afgår et medlem elect, udpeger de øvrige bestyrelsesmedlemmer en afløser.

Sektion 5.
Funktionsperioden for medlemmerne af bestyrelsen er:
Præsidenten: Ét år
Vicepræsidenten ___
Ordinært medlem ___
Kasserer ___
Sekretær ___
Klubmester ___

Note: I standardvedtægterne for Rotaryklubber anføres det, at den enkelte klubs
vedtægter skal specificere de givne valgprocesser. Hvis der anvendes en valgkomité,
skal det anføres, hvorledes den udpeges. Funktionsperioden for en klubpræsident er
sat til ét år jf. bestemmelserne i standardvedtægterne for Rotaryklubber.

 

Artikel 4: Bestyrelsesmedlemmernes opgaver

Sektion 1. Præsidenten
Det er præsidentens opgave at lede klubbens møder og bestyrelsesmøder.

Sektion 2. Immediate past præsiden
Det er immediate past præsidents opgave at arbejde som bestyrelsesmedlem.

Sektion 3. Præsident elect 
Det er præsident elects opgave at forberede sit kommende år som præsident samt at arbejde som bestyrelsesmedlem.

Sektion 4. Vicepræsident
Det er vicepræsidentens opgave ved præsidentens fravær at lede klub- og bestyrelsesmøder

Sektion 5. Bestyrelsesmedlemmer
Et bestyrelsesmedlem deltager i klub og bestyrelsesmøder.

Sektion 6. Sekretær
Det er sekretærens opgave at vedligeholde klubbens medlemsdatabase på Rotary.dk
og hjælpe de medlemmer, der ikke selv har mulighed for at opdatere egne medlemsdata
via internettet.
Sekretæren skal ligeledes påse, at mødeindkaldelser bliver lagt på Rotary.dk, og at referater fra klub- og bestyrelsesmøder bliver tilgængelige på Rotary.dk.
Desuden skal sekretæren udføre ad hoc- opgaver, der naturligt falder ind under en sekretærfunktion.

Sektion 7. Kasserer
Det er kassererens opgave løbende at styre klubbens økonomi, opstille budgetter og fremlægge regnskabet for klubbens medlemmer én gang årligt. Hvis bestyrelsen ønsker det, skal kassereren tillige i oversigtsform forelægge regnskabet ved bestyrelsesmøder.
Kassereren skal ligeledes udføre andre opgaver, som naturligt falder ind under funktionen.
Når embedet overdrages til en ny, skal alle midler, regnskabsbøger m.v. afleveres til den indkommende kasserer eller til præsidenten.

Sektion 8. Klubmester
Klubmesteren skal udføre alle de opgaver, som normalt påhviler sådant et hverv, samt
andre opgaver, der måtte blive pålagt af præsident eller bestyrelse.
Note: Se manualer for Rotaryledere for nærmere beskrivelse af opgaverne som bestyrelsesmedlem.

Artikel 5: Møder

Sektion 1. Årsmøde
Hver år inden udgangen af december skal klubben afholde årsmøde, hvor bestyrelsesmedlemmerne for det kommende Rotary år vælges.

Sektion 2.
Klubben holder møder således: ___dag kl.____
Alle medlemmer har selv pligt til at orientere sig via Rotary.dk, om der foreligger ændringer eller aflysninger af ordinære møder, og har desuden også selv pligt til at til- eller framelde sig et møde via Rotary.dk. Alle, der er medlemmer på mødedagen, undtagen honorære medlemmer, registreres
som mødt eller fraværende. 
Note: Jf. RI´s Grundlov for Rotaryklubber artikel 7 skal klubben afholde mindst to møder
pr. måned.

Sektion 3. Bestyrelsesmøder
Ordinære bestyrelsesmøder afholdes hver måned. Ekstraordinære bestyrelsesmøder indkaldes med rimeligt varsel af præsidenten, eller når 2 medlemmer af bestyrelsen anmoder om dette.
Der udfærdiges skriftlige referater af alle bestyrelsesmøder. Sådanne referater skal være tilgængelige for klubbens medlemmer senest 60 dage efter mødets afholdelse.
Note: Det er op til klubben endeligt at definere, hvornår man er beslutningsdygtig i de nævnte sammenhænge.

Sektion 4. Tilladt fravær
Efter skriftlig ansøgning til bestyrelsen kan et medlem bevilges tilladt fravær i overensstemmelse
med Grundlov for Rotaryklubber artikel 12.
 

Artikel 6: Kontingenter

Medlemskontingentet er kr. ___ årligt. Det forfalder til betaling halvårligt pr. 1. januar og 1. juli. Kontingentet omfatter bl.a. betaling til RI, distriktet, Rotary Danmark, tidsskriftet Rotary Norden og klubben samt bidrag til Rotary Foundation, Rotary Danmarks Hjælpefond og Ungdomsudvekslingen.
Note: Jf. RI´s Grundlov for Rotaryklubber skal klubbens vedtægter indeholde artikel 6.

Artikel 7: Afstemningsmåder

Alle spørgsmål i klubben afgøres ved mundtlig stemmeafgivning undtagen valg af bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen kan beslutte, at en given afstemning kan afholdes
skriftligt i stedet for mundtligt.
 

Artikel 8: Udvalg

Sektion 1.
Denne klubs udvalg bør bestå af dem, der er anført i artikel 11, sektion 7, i Grundlov for
Rotaryklubber samt følgende:

Sektion 2.
Præsidenten er født medlem i alle udvalg og oppebærer som sådan alle de privilegier,
dette medfører.

Sektion 3.
Hver udvalgsformand er ansvarlig for de regelmæssige møder og aktiviteter i udvalget,
fører tilsyn med og koordinerer sit arbejde og rapporterer til bestyrelsen om alle udvalgsaktiviteter.
Uden særskilt tilladelse fra bestyrelsen må udvalgene ikke påtage sig andre opgaver, før en rapport er afleveret til og godkendt af bestyrelsen.

Sektion 4.
De fem tjenestegrene

  1. Klubtjenesten
  2. Erhvervstjenesten
  3. Samfundstjenesten
  4. International tjeneste
  5. Ungdomstjenesten

Tjenestegrenene udgør Rotaryklubbens idémæssige og praktiske rammer. Klubben skal være aktiv i alle tjenestegrene.

Sektion 5.
Udvalgenes opgaver er at arbejde for at nå klubbens mål for det pågældende Rotary-år samt at virke for gennemførelse af klubbens langsigtede planer.
Præsident elect, præsident og immediate past præsident skal sammen sikre kontinuitet i ledelsen og videreførelsen. For at sikre kontinuitet i udvalgene skal udvalgsmedlemmer om muligt blive i samme udvalg i tre år.
Hvert udvalg skal have en specifik opgave, klart definerede mål og handlingsplaner, som fastlægges før arbejdsårets start og gennemføres i løbet af året.

Sektion 6.
Præsident elect er ansvarlig for

  • at udnævne ledere for udvalgene
  • at udnævne nye udvalgsmedlemmer i tilfælde af frafald fra udvalgene
  • at holde planlægningsmøder med udvalgene inden arbejdsårets start.

Det er den tiltrædende præsidents primære ansvarsområde at tilvejebringe det lederskab, som er nødvendigt for at udarbejde en anbefaling til klubudvalg med opgaver, mål og planer samt at præsentere dem for bestyrelsen inden årets afslutning.
Når årets opgaver planlægges, skal den tiltrædende præsident henvise til relevant RI-materiale og tage hensyn til de forskellige tjenestegrene. 
Det anbefales, at en leder af et udvalg tidligere har været menigt medlem af samme udvalg.

Sektion 7.
Klubbens permanente udvalg, se note, kan nedsættes efter følgende regler:

  • Klubadministrationsudvalg
    Udvalget gennemfører aktiviteter i forbindelse med effektiv drift af klubben.
  • Medlemsudvalg
    Udvalget skal udvikle og gennemføre en overordnet plan for rekruttering og fastholdelse af medlemmer.
  • Public imageudvalg
    Udvalget skal udvikle og gennemføre planer for, hvordan offentligheden skal informeres om Rotary samt om klubbens projekter og aktiviteter.
  • Rotary Foundationudvalg
    Udvalget udformer og gennemfører planer for at deltage i Rotarys Foundationarbejde både gennem finansielle bidrag og projekter.
  • Serviceprojektudvalg
    Udvalget udformer og gennemfører humanitære og erhvervsrelaterede projekter i relation til lokale og internationale samfundsbehov samt planer for fremskaffelse af økonomiske bidrag.
  • Ungdomsudvalg
    Udvalget udformer og gennemfører planer for at deltage i Rotarys ungdoms- og uddannelsesprogrammer.

Note: Ovenstående udvalgsstruktur er i overensstemmelse med både distriktets ledelsesplan
(District Leadership Plan) og klubbens ledelsesplan (Club Leadership Plan). Ungdomsudvalget er ikke obligatorisk, jf. Grundlov for Rotaryklubber, men er taget med under hensyntagen til danske
forhold.
Klubber kan efter eget ønske nedsætte de udvalg, de finder nødvendige for effektivt at kunne opfylde klubbens service- og kammeratskabsbehov. Eksempler på sådanne alternative og ekstra udvalg findes i The Club Committee Manual. Klubber kan udforme alternative klubstrukturer efter behov.

Artikel 9: Økonomi

Sektion 1.
Inden hvert regnskabsår starter, udarbejder bestyrelsen et årligt budget med anslåede
indtægter og udgifter, som efter bestyrelsens godkendelse skal stå som grænser for
omkostningerne til de respektive formål, medmindre andet fastsættes ved bestyrelsesbeslutning.
Budgettet skal være adskilt i poster, der dels viser klubbens drift, og dels velgørenheds-
og projektposter.

Sektion 2.
Kassereren deponerer klubbens midler i et pengeinstitut, der udpeges af bestyrelsen,
opdelt i to konti: èn til klubdrift og èn til serviceprojekter.

Sektion 3.
Regninger betales af kassereren eller en anden af bestyrelsen udpeget person og kun
mod gyldige bilag, der er godkendt af to bestyrelsesmedlemmer.

Sektion 4.
En grundig revision af klubbens økonomiske transaktioner skal gennemføres hvert år
af en revisor eller anden kvalificeret person.

Sektion 5.
Klubbens medlemmer modtager klubbens årsregnskab, der endvidere fremlægges på et
regnskabsmøde eller på årsmødet.

Sektion 6.
Klubbens regnskabsår går fra 1. juli til 30. juni. Opkrævning af medlemskontingent
fordeles over to perioder pr. år: Fra 1.1. til 30.6. og fra 1.7. til 31.12. Betaling af per
capita kontingent m.v. til RI sker pr. 1.1. og 1.7. med baggrund i klubbens medlemstal på
disse datoer.

Artikel 10: Valg af medlemmer

Sektion 1.
Ethvert medlem kan foreslå en kandidat til medlemskab i bestyrelsen og/eller medlemsudvalget.
Endvidere kan en anden klub foreslå en overførsel af dens medlemmer. Forslaget skal behandles fortroligt.

Sektion 2.
Bestyrelsen godkender eller afviser kandidatens medlemskab inden for 30 dage og giver
forslagsstilleren meddelelse om beslutningen gennem klubbens sekretær.

Sektion 3.
Hvis bestyrelsen godkender kandidaten som medlem, oplyses klubmedlemmerne om beslutningen.

Sektion 4.
Hvis bestyrelsen ikke fra noget medlem af klubben (bortset fra honorære medlemmer) har modtaget en skriftlig begrundet protest inden for 7 dage efter offentliggørelsen af meddelelsen om det foreslåede medlem, så er denne person at betragte som medlem.

Sektion 5.
Når personen er blevet medlem, skal præsidenten sørge for at introducere det nye
medlem i klubben, og at medlemmet får sit medlemsbevis og evt. litteratur om Rotary.
Præsidenten udpeger et medlem til at hjælpe den nye rotarianer til rette i klubben
og sørger desuden for, at medlemmet bliver optaget i et udvalg. Sekretær eller CICO skal
hjælpe det nye medlem i gang med at bruge Rotary Danmarks kommunikationssystem.

Sektion 6.
Klubben kan i overensstemmelse med grundlaget for Rotaryklubber vælge et medlem,
som er foreslået af bestyrelsen, som vejleder for det nye medlem.

Sektion 7.
Klubben registrerer data om dens medlemmer i det omfang, det er nødvendigt, for at
administrere klubben og opfylde Rotary Internationals krav til klubbens medlemskab.
Klubbens medlemsdata administreres i Rotary Danmarks medlemssystem, og medlemsdata
udveksles elektronisk med Rotary Internationals database.

Artikel 11: Ændringer

Disse vedtægter kan ændres på ethvert regulært klubmøde. Ændring af klubvedtægter kræver, at der sendes skriftligt varsel til hvert medlem senest 21 dage før mødet. Mødet er beslutningsdygtigt når én tredjedel af medlemmerne er til stede. Heraf skal to tredjedele af stemmerne støtte ændringen. Ændringer af disse vedtægter skal være i overensstemmelse med Standard Rotary
Club Constitution, RI Constitution and Bylaws og Rotary Code of Policies.

Artikel 12: Beslutninger

Ingen beslutning eller forslag om at binde klubben i noget spørgsmål kan behandles i klubben, før bestyrelsen har overvejet det. Hvis der fremsættes forslag på et klubmøde, skal dette uden diskussion overføres til bestyrelsen.
 

Artikel 16: Forretningsorden for klubmøder

Velkomst
Præsentation af gæster og besøgende rotarianere
Korrespondance og information
Eventuelle udvalgsrapporter
Eventuel afgørelser efter sidste møde
Eventuelle nye sager
Foredrag og andre programpunkter
Afslutning