Forretningsorden

Revideret og vedtaget juli 2022

Retningslinjer og Forretningsorden for

Rotary Danmarks Hjælpefond

Rotary Danmarks Hjælpefond (RDH) blev oprettet ved beslutning i Rotary Danmarks Råd den

5. juli 1969. Rotary Danmarks Hjælpefond er en dansk fond, som yder støtte til løsning af humanitære, kulturelle og andre samfundsgavnlige opgaver i Danmark og i udlandet. Fonden kan også betragtes som en katastrofefond, som kan sætte ind, hvor hurtig hjælp er nødvendig.

 

Afsnit I:   Retningslinjer for modtagelse af tilskud fra Rotary Danmarks Hjælpefond.

Afsnit II:     Forretningsorden for Bestyrelsens og Forretningsudvalgets sammensætning og ansvar

AFSNIT I: Retningslinjer for modtagelse af tilskud fra RDH. Ansøgning og tilskudsstørrelser

Ansøgning

Der ansøges via et elektronisk ansøgningsskema. Skemaet sendes automatisk til formanden og RDH’s forretningsfører. Ansøgeren modtager en automatisk kvittering for ansøgningen.

  1. Formanden videresender ansøgningen til udtalelse hos distriktsrepræsentanten for det distrikt klubben er placeret i.
  1. Distriktsrepræsentanten sikrer at alle relevante oplysninger er med i ansøgningen, samt at den ligger indenfor forretningsordenens rammer.
  1. Distriktsrepræsentanten sender ansøgningen tilbage til formanden med evt. bemærkninger og udtaler sig om ansøgningen kan anbefales eller ikke.
  1. Formanden sender ansøgningen til høring i det øvrige forretningsudvalg til udtalelse, herunder om ansøgningen kan godkendes eller om der anbefales afslag.
  1. Er der behov for yderligere oplysninger sendes ansøgningen tilbage til distriktsrepræ- sentanten, der skaffer oplysningerne.
  1. Formanden afgør om en ansøgning skal forelægges den øvrige bestyrelse.
  1. Finansieringsplan og budget skal være enkel og gennemskuelig. Evt. bilag kan frem- sendes separat.
  1. Når forretningsudvalgets indstilling foreligger, sender formanden en bevilling eller et afslag til ansøger.

Hjælpefondens medvirken ved større landsdækkende arrangementer.

Hjælpefondens godkendelse som velgørende fond giver mulighed for at sikre fradrag for indbetalinger til Fonden efter særlige regler herom.

Denne mulighed stilles – efter forudgående ansøgning til Hjælpefondens forretningsudvalg - til rådighed for Rotary Danmarks Råd, til landsdækkende arrangementer.

Forudsætningerne for at kunne benytte muligheden er:

  • Rotary Danmarks råd skal være ansvarlig for arrangementet/projektet
  • Arrangementet/projektet skal opfylde kravene for at kunne godkendes af Rotary Danmarks Hjælpefond (Forretningsordenens bestemmelser)
  • Der skal foreligge et budget, og efterfølgende et regnskab godkendt af en revisor.

Tilskudsstørrelser

    1. En Rotary klub kan højst i alt modtage 40.000 kr. indenfor et Rotary år til et eller flere projekter.

Et ”projekt” defineres her som en eller flere aktiviteter.

    1. Formanden kan afgøre ansøgninger om tilskud til og med 6.000 kr. Ansøgninger fra formandens eget distrikt, afgøres af forretningsudvalget.
    1. Afgørelser i bestyrelse og forretningsudvalg sker ved simpelt flertal bortset fra ændringer i fundatsen.
    1. Rotary Danmarks Bestyrelse og RDH kan beslutte at igangsætte en landsindsamling i forbindelse med katastrofer. Der kan derved opnås skattefradrag. Dog er der dels et krav om, at der indbetales via RDH’s indbetalingssystem samt at der oplyses CPR- eller CVR- nummer fra bidragsyderne.
    1. Forretningsudvalget kan tilbagekalde bevillinger, der ikke er udbetalt 3 måneder efter datoen på bevillingsskrivelsen. Er der søgt District Grant eller Global Grant, træder 3 måneders reglen først i kraft når de forskellige Grants er godkendt. Bevillinger kan tilbagekaldes, hvis formålet har ændret sig jf. ansøgningens og bevillingens beskrivelse. Der kan søges om udsættelse af udbetalingen ved skriftlig henvendelse til for- manden.

Forudsætninger for støtte

  1. Ansøgningen skal være anbefalet af en eller flere Rotary klubber/distrikter.
  1. For støtte til projekter med deltagelse af flere klubber opgøres støtten pr. deltagende klub. Opgørelsen skal skrives i ansøgningen.
  1. Hjælpefondens   støtte   kan   højst   være   af   samme   størrelse   som   det beløb klubben/distriktet støtter med (krone til krone princippet).
  1. Det er tilstrækkeligt, at klubben skaffer en del af finansieringen af aktiviteten/projektet.
  1. Med det formål, at tydeliggøre at projektet støttes af Rotary, anbefales det, at klubbens medlemmer også involverer sig ved at stille arbejdskraft og/eller ekspertise til rådighed ved projektets gennemførelse, hvor dette er muligt.
     
  2. Der kan max. bevilges 5.000 kr. pr. klub til julehjælp som f.eks. julegaver og julearrangementer. Julehjælp kan ikke ansøges to år i træk.
  1. Midler bevilget fra Rotary Foundation, som district grant eller global                                          grant, kan ikke indregnes i klubbens eget bidrag.
  1. Når et projekt er afsluttet, skal der altid fremsendes et regnskab samt en kort beskrivelse af det gennemførte projekt, med dokumentation for anvendte beløb og med vedlagte kvitteringer. Fremsendes til RDH’s forretningsfører senest 1 måned efter projektets afslutning.
  1. Klubberne er forpligtet til, ved modtagelse af tilskud, at sende en kort beskrivelse (ca. 100 ord) af det gennemførte projekt samt fotos til RDH’s Social Media-ansvarlige. Ved brug af fotos skal tilladelse indhentes af klubben inden de sendes til RDH (ophavsret). Det er klubbens ansvar, at vurdere om projektet er egnet til at blive bragt på sociale medier.

Rotaract klubber har mulighed for at ansøge om tilskud på lige fod med Rotary klubber.

Samarbejde med andre organisationer og Rotary klubber

En klub kan samarbejde med en anden organisation om et projekt, der får tilskud fra RDH. Det forudsætter, at der foreligger en underskrevet samarbejdsaftale parterne imellem.

Samarbejdsaftalen findes på RDH’s hjemmeside. Skal udfyldes og indsendes når ansøgning om støtte er fremsendt. Aftalen skal præcisere hvem der har ansvaret for de enkelte elementer i projektet, herunder økonomi. Aftalen skal også beskrive Rotary klubbens aktive medvirken i projektet.

Hjælpefonden støtter ikke udenlandske klubbers projekter medmindre der er et formaliseret samarbejde med en dansk Rotary klub/distrikt og at den danske Rotary klub er styrende.

Alle projekter bør fremstå som Rotary projekter.
Der kan derfor ikke overføres penge til en anden organisation, forening o. lign. hvis pengene ikke skal bruges til et projekt, hvor det kan ses at Rotary helt eller delvist har sørget for finansieringen.

Der vil, efter forretningsudvalgets afgørelse, kunne gives støtte til delaktiviteter i en organisation, hvor klub eller distrikt er styrende, og hvor der foreligger en underskreven samarbejdsaftale. Dog kræver det at klubbens eller distriktets medlemmer er involveret i udførelsen af projektet.

Skattefradrag

For at Hjælpefonden kan meddele skattefradrag for indbetalinger til projekter og indsamlinger, skal der årligt ske frivillige indbetalinger fra mindst 100 rotarianere til Hjælpe- fonden. Beløbet skal min. være på 200, kr. årligt. pr. indbetaler (CVR- eller CPR-nummer skal oplyses). Indbetalingerne kan være fra såvel medlemmer af Rotary som fra ikke-medlemmer.

Privatpersoner og firmaer kan donere beløb til projekter Hjælpefonden yder tilskud til. Indbetalte beløb bliver af Hjælpefonden oplyst til SKAT.
Ansøgning om godkendelse af projekter som skattefradragsberettiget sendes til Hjælpefon- dens forretningsfører.
Hvis et påtænkt projekt ikke gennemføres, og skattefradraget dermed ikke opnås, kan do- nationen ikke tilbagebetales. Donationen kan dog, efter ansøgning, overføres til et andet projekt, som er godkendt af Hjælpefonden.

Projekter med private/firma indbetalinger skal som udgangspunkt være gennemført inden for RDH’s regnskabsår. I modsat fald skal der ansøges om overførsel til næste Rotary år. Står der, ved årsafslutningen den 30. april, beløb der ikke er ansøgt overført, bliver beløbet automatisk overført til Hjælpefonden.
Bidragsgiver er selv ansvarlig for at der er oplyst et CVR- eller CPR-nummer, hvis der ønskes skattefradrag.

Medlemmerne i en Rotary klub kan donere pengebeløb til et konkret projekt, og dermed opnå skattefradrag for donationen. Det er en forudsætning, at der er indsendt en ansøgning til RDH, som godkendes inden der indsamles pengegaver fra medlemmerne. Ansøgning sendes til forretningsføreren. Penge indgået for skattefradrag kan ikke tilbagebetales, hvis projektet ikke gennemføres.

Overførsel af beløb til andre projekter, annullering af projekter m.v.

Bidrag kan ikke overføres til andre godkendte projekter end det ansøgte, uden en skriftlig aftale. Ansøgning sendes til formanden for RDH

Hvis et projekt er billigere end budgetteret skal mindre forbruget tilbageføres til RDH.

Der gives afslag på ansøgninger hvis:

  1. Projektet er påbegyndt på ansøgningstidspunktet.
  2. Det ikke er en klub eller et distrikt, der er ansøger og er medfinansierende.
  3. Bevillingen har til formål at støtte andre nationale eller internationale fonde/organisationer eller til projekter/aktiviteter styret af andre hjælpeorganisationer, NGO’er eller lignende.
  4. Støtteformålet vurderes at ligge indenfor det offentliges kerneområder. Bestyrelse og forretningsudvalg vurderer løbende disse grænseflader.
  5. Det er udgifter til drift.
  6. Det er støtte til rotarianeres udgifter til transport eller forplejning.
  7. Projektet har til formål at støtte enkeltpersoner.
  8. Projektet har karakter af donation uden konkret Rotary involvering.
  9. Det er støtte til Shelterbox eller Water Survival Box.
  10. Det er årligt tilbagevendende projekter.
  11. Der på nogen måde kan være en ”interessekonflikt” i ansøgerkredsen. Se RDH

hjemmeside under ”ansøgning/samarbejdsaftale”.

 

AFNIT II:   Bestyrelsens og Forretningsudvalgets sammensætning og ansvar.

 

  1. Bestyrelse, møder, udvalg og beføjelser.
  2.  
    1. Bestyrelsen

 

Fonden ledes af en bestyrelse af rotarianere bestående af:

  • De til enhver tid siddende guvernører for de 5 danske Rotary distrikter samt
    fem medlemmer valgt af samme Rotary distrikter på den årlige distriktskonference.

De sidstnævnte udgør Forretningsudvalget og er valgt for fem år.

Bestyrelsens formand er den distriktsrepræsentant, der er medlem af forretningsudvalget i sit 5 år.

  1. 1.2 Møder

Bestyrelsen afholder et Årsmøde, samt møder efter behov.
Årsmødet afholdes i forbindelse med Rotary Danmarks Råds ”Vintermøde”.
Mødet indkaldes med 14 dages varsel.

Dagsorden for Årsmødet, som ledes af formanden, omfatter som minimum:

  1. Orientering ved formanden om første halvårs forløb.
  2. Bevillingsoversigt for den forløbne periode.
  3. Bevillingspolitik, drøftelse af rammerne for RDH’s arbejde.
  4. Resultat og balance for den forløbne periode.
  5. Indkomne forslag.
  6. Eventuelt.

Deltagerne er:

  1. RDH’s forretningsudvalg og det tiltrædende forretningsudvalgsmedlem (som minimum deltager formand, kommende formand og forretningsføreren).
  2. Årets DG’ere som fratrædende bestyrelsesmedlemmer.
  3. Årets DGE’ere som tiltrædende bestyrelsesmedlemmer.
  4. Eventuelle særligt indbudte, herunder f.eks. Rotary Danmarks formand, landssekretæren, DGN og IPDG.
  5. Kun medlemmer af RDH’s bestyrelse deltager i eventuelle afstemninger. (Se dog

”Vedtagelse af forretningsordenen” under afsnittet Delegeringer).

  1. 1.3 Årsmødet for Forretningsudvalget

Afholdes senest 14 dage før ”Årsmødet for Bestyrelsen” med henblik på udarbejdelse af regn- skab, budget samt forretningsorden for kommende periode, inden det forelægges/indstilles til den samlede bestyrelse. Mødet indkaldes med 14 dages varsel.

  1. 1.4 Forretningsudvalgsmøder
  2.  
  3. Afholdes efter behov, når formanden skønner det nødvendigt eller når mindst tre bestyrelsesmedlemmer anmoder herom.
  4. Møderne indkaldes skriftligt af formanden ved e-mail med mindst 14 dages varsel.

    Forslag til dagsorden og bilagsmateriale vedlægges. Yderligere punkter til dagsorden sendes til formanden min. 7 dage inden mødets gennemførelse. Dagsorden udsendes snarest efter.

  5.  
  6. Møderne ledes af formanden og er beslutningsdygtige, når mindst tre medlemmer er til stede. Afstemning skal være skriftlig, hvis blot et medlem forlanger det. Ved stemmelighed er for- mandens stemme afgørende.

 

  1. Udvalg og funktioner og delegering
  1. 2-1 Udvalg
  2. Forretningsudvalg: Forretningsudvalget består af de 5 distriktsvalgte medlemmer. Forretningsudvalget konstitueres med formand, næstformand, sekretær, en Social Media ansvarlig. Forretningsføreren deltager uden stemmeret i Forretningsudvalgets møder.

    Formand: Formand for forretningsudvalget er den distriktsrepræsentant der påbegynder sit femte funktionsår i RDH. Turnus er: 1450 – 1461 – 1440 – 1470 - 1480.

  3. Formanden tegner fonden i forening med et bestyrelsesmedlem.
  4. Formanden er den ansvarlige leder for både forretningsudvalget og for bestyrelsen.
  5. 2.2 Funktioner
    Forretningsudvalg

    Træffer afgørelse om indsendte ansøgninger jf. Forretningsordenens rammer herfor.

Distriktsrepræsentanter

         Det anbefales, at distrikterne vælger en distriktsrepræsentant der: Har lyst og interesse
         for arbejdet i RDH i en femårig periode
         
Har et godt kendskab til Hjælpefondens formål, fundats, forretningsorden,
         retningslinjer m.v.
         
Kan motivere/vejlede klubber i brugen af Hjælpefondens elektroniske ansøgningsskema
        samt samarbejdsaftale.
        
Har kendskab til The Rotary Foundations grant typer samt finansieringsmuligheder.

Formand
         
Ansvarlig for at modtage og sørge for behandling og besvarelse af ansøgninger og øvrige
         henvendelser.

         Orienterer bestyrelsen halvårligt om indkomne ansøgninger og deres besvarelse.
         Forman- den kan vælge at uddelegere dele af disse opgaver til forretningsudvalget,
         hvis der er enighed herom i forretningsudvalget.

Næstformand

Som næstformand udpeges den distriktsrepræsentant, der skal tiltræde som formand umiddelbart efter den siddende formand. Næstformanden afløser formanden under dennes fravær >3 uger, længerevarende sygdomsforløb o. lign.

Sekretær

Udpeges af Forretningsudvalget og er ansvarlig for at udarbejde dækkende referat af alle møder. Referatet fremsendes senest 14 dage efter afholdt møde. Kommentarer eller rettelser til referatet sendes til sekretæren senest 8 dage efter modtagelse. Hvis der ikke er bemærkninger/rettelser er referatet godkendt.

Social Medie ansvarlig

Udpeges af Forretningsudvalget og er ansvarlig for at sikre en kontinuerlig omtale af RDH’s virke og at de projekter, der er gennemført i klubberne med bidrag fra RDH, så vidt mulig kommer på Facebook. Dette fremgår af den fremsendte bevillingsskrivelse til klubben. Det er vigtigt, at RDH løbende har opslag på FB som vedrører fondens virke eller andre relevante informationer/nyheder. Ved brug af fotos skal tilladelse indhentes af klubben. Det er et krav at det der indsendes til RDH er noget vi har fuld ophavsret til.

Forretningsfører

Udpeges af bestyrelsen mindst for en 3-årig periode efter indstilling af forretningsudvalget. (Just Hartoft er udpeget for perioden 2022/23 til udgangen af 2024/25).

Forretningsføreren administrerer udbetalinger af de bevilgede beløb og fører regnskab som anvist i fundatsen. RDH har årsafslutning den 30. april og årsrapporten skal forelægges ved årsmødet i juni. Bevillingsstatus gives ved Vintermødet i efteråret.

Udarbejder bevillingsoversigt og opdaterer den løbende. Alle dokumenter arkiveres i Dropbox af forretningsfører og alle forretningsudvalgsmedlemmerne har adgang hertil. Forretningsføreren sikrer og kvalificerer de regnskabsmæssige afrapporteringer.

 

2.3 Delegering

Bestyrelsen kan for et Rotary år ad gangen delegere sine beføjelser helt eller delvist til for- retningsudvalget eller udvalgets enkelte medlemmer. Delegeringer besluttes på årsmødet og sker som vedtagelse af den forretningsorden, der skal være gældende for det efterfølgende Rotary år. Stemmeberettiget er alene den tiltrædende bestyrelse i det efterfølgende Rotary år.

  1. Økonomi m.m.
  1. Rotary Danmarks Hjælpefond er godkendt til at modtage bidrag og gaver, der af giveren kan fradrages i den skattepligtige indkomst. Dette betyder tillige, at fonden kan modtage arv, uden at der skal betales boafgift.
  1. Fondens midler fremkommer fortrinsvis ved bidrag fra medlemmerne via klubber og distrikter samt ved frivillige bidrag gennem formålsbestemte indsamlinger.
  1. Opstilling af indsamlingsbokse i lufthavne sker efter ansøgning til den pågældende luft- havn. Alle aftaler indgås mellem RDH og den pågældende lufthavn. I Københavns Lufthavn skal der skrives en særlig ansøgning om opstilling af indsamlingsboks. Formanden har det overordnede ansvar og opgaver i forbindelse med ansøgning, tømning og vedligeholdelse. Formanden kan delegere nogle af opgaverne til en eller flere klubber. RDH’s forretnings- fører kan yde konsultativ støtte.
  1. De indkomne midler kan kun anvendes til formål i overensstemmelse med fondens vedtægter og formål bestemt af bidragsyderne efter godkendelse af fonden.
     
  2. Egenkapitalen består af en bunden del og en disponibel del, hvilket skal fremgå af regn- skabet. Den bundne del må kun reduceres med tilladelse fra Civilstyrelsen.
  1. Forretningsudvalget er ansvarligt for, at udgifterne – set over en årrække - ikke overstiger indtægterne.
  1. Formanden og forretningsføreren følger den regnskabsmæssige udvikling, afstemmer denne og orienterer forretningsudvalget halvårligt.
  1. Årets over- eller underskud posteres på den disponible del af egenkapitalen. Forretnings- udvalget skal tilstræbe, at den samlede egenkapital vokser mindst svarende til inflationen.
  1. Fondens regnskabsår er 1. maj til 30. april. Alle ansøgninger som behandles i perioden fra maj til 30. juni konteres derfor i det kommende års regnskab. Alle udgifter og udbetalinger konteres således efter 1. maj i det nye Rotary år.

3.1. Kritisk revisor

Der udpeges en kritisk revisor fra det distrikt hvor afgående formand for Hjælpefonden kom fra. Funktionsperioden er et år. Opgaven for kritisk revisor er beskrevet i ”Instruks for kritisk revisor”” Se under ”Hjælpefonden” Dokumenter” ”Instruks for kritisk revisor”. Valg fin- der sted på distrikternes årsmøde, således: I 2022: D1480, i 2023: D1450, i 2024: D1461 i 2025: 1440 i 2026: 1470, i 2027: 1480 i 2028: 1450.

3.2 Paul Harris Fellow anerkendelser (PHF’ere)

Rotarianere kan indbetale et beløb til poliobekæmpelsen via RDH. Indbetalinger over 300 til 500 går som hovedregel videre til Rotary Internationals End Polio Now i betalerens navn.

Mindre beløb sendes til Rotary International i Hjælpefondens navn. Derved optjenes et antal Rotary Foundation points. Disse points kan bruges til ”køb” af Paul Harris Fellow anerkendelser/recognitions (PHF).

Anerkendelsen kan gives til såvel rotarianere som ikke- rotarianere for en særlig indsats.

Tildeling af anerkendelsen/PHF’en skal godkendes af bestyrelsen efter indstilling af forretningsudvalget.

Forretningsordenen er vedtaget af Bestyrelsen juli 2022.