Vejledning for ansøgninger

Læs nedenstående vejledning vedrørende udfyldelse af det elektroniske ”Ansøgningsskema”
og eventuelt ”Samarbejdsaftalen” hvis I samarbejder med en ekstern NGO eller forening.
Find link nederst i teksten.

Retningslinjer for projektstøtte fra

Rotary Danmarks Hjælpefond

Rotary Danmarks Hjælpefond (RDH) blev oprettet i 1969 og er en dansk fond. Fonden er omfattet af Fondsloven og er formelt således ikke en integreret del af Rotary Danmark.

Fonden yder støtte til løsning af humanitære, kulturelle og andre samfundsgavnlige opgaver i Danmark og i udlandet. Fonden kan også bruges som katastrofefond, der kan sættes ind, hvor hurtig hjælp er nødvendig.

Retningslinjer for modtagelse af projektstøtte fra RDH

Ansøgning

Arrangører af humanitære, kulturelle og andre samfundsgavnlige projekter kan søge om tilskud fra RDH. Ved RDH’s vurdering af en ansøgning om tilskud vil det blive tillagt positiv værdi, hvis projektet er støttet af en eller flere danske Rotary- eller Rotaract klub.

Der åbnes for ansøgninger den 01. juli, og ansøgninger kan behandles så længe der fortsat, ifølge budgettet, er penge tilbage i året.

Når årets budget er opbrugt, lukkes for ansøgninger frem til nyt år 01. juli.

Proceduren for en ansøgning er:

1. Der ansøges via et elektronisk ansøgningsskema på www.Rotary.dk > Hjælpefonden. Ved tryk på ’send’ sendes skemaet automatisk til formanden og til RDH’s forretningsfører. Ansøgeren modtager en automatisk kvittering for ansøgningen.

Indtil der trykkes på ’send’, kan ansøgningen gemmes og tages frem igen.     

2. Formanden videresender ansøgningen til udtalelse hos distriktsrepræsentanten for det distrikt, projektet er placeret i, uanset om det er anbefalet af en Rotary- eller Rotaract klub eller ej. Opfylder ansøgningen ikke de formelle krav, kontakter distrikts-repræsentanten ansøgeren og vejleder denne i forbindelse med udfyldelsen af ansøgningen.
3. Når ansøgningen opfylder de formelle krav, sender distriktsrepræsentanten ansøgningen tilbage til RDH’s formand med eventuelle bemærkninger og udtaler sig på distriktets vegne, om ansøgningen kan anbefales eller ikke.
4. Formanden sender ansøgningen til høring i bestyrelsen med eller uden anbefaling. Hvis et bestyrelsesmedlem ikke har svaret inden aftalt tidspunkt, kan formanden, uden yderligere varsel, vælge at lave en flertalsafgørelse.
5. Er der behov for yderligere oplysninger, sendes ansøgningen tilbage til distriktsrepræsentanten, som får ansøgeren til at skaffe oplysningerne.
6. Finansieringsplan og budget skal være enkel og gennemskuelig. Eventuelle bilag kan fremsendes separat på mail rdh (at) rotary.dk.
7. Når bestyrelsens afgørelse foreligger, sender formanden en bevilling eller et afslag til ansøger.
8. Støtten udbetales efter projektets gennemførelse og godkendelse af projektets regnskab.
9. Der kan i særlige tilfælde ansøges om à conto udbetaling af hele/dele af tilskudsbeløbet.

Forudsætninger for støtte

1. Det vil blive tillagt positiv værdi, at projektet er støttet af en eller flere danske Rotary- eller Rotaract klub.
2. Såfremt ansøgningen støttes af en Rotaryklub, kræves det, at klubbens medlemmer også involverer sig ved at stille arbejdskraft og/eller ekspertise til rådighed ved projektets gennemførelse, hvor dette er muligt. Dette gælder også ved eventuel fundraising.
3. Støtte fra RDH ydes til projektet. Det skal derfor have en særskilt bogføringskonto.
4. Senest 1 måned efter projektets afslutning fremsendes et regnskab samt en kort beskrivelse af det gennemførte projekt med dokumentation for anvendte beløb og kopier af kvitteringer til RDH’s forretningsfører.
5. Hvis et projekt støttes af The Rotary Foundation (District Grant eller Global Grant), vil godkendelse af regnskab herfra normalt medføre godkendelse i RDH.
6. Bestyrelsen kan tilbagekalde bevillinger, hvis projektet ikke er startet 3 måneder efter projektets oplyste startdato, eller ikke er færdiggjort inden 6 måneder efter den slutdato for projektet, der er oplyst i ansøgningen.
7. I tilfælde af forsinkelser er det ansøgers pligt at holde RDH’s formand løbende orienteret. Overholdes dette ikke, trækkes bevillingen tilbage uden yderligere varsel. Er der søgt Rotary District Grant eller Global Grant, træder 3 måneders reglen først i kraft, når de forskellige Grants er godkendt.
8. Bevillinger kan tilbagekaldes, hvis formålet har ændret sig jf. ansøgningens og bevillingens beskrivelse.
9. Projektet er forpligtet til at sende en kort beskrivelse (max. 100 ord) af det gennemførte projekt samt fotos til RDH’s sociale medieansvarlige. Ved brug af fotos skal tilladelse indhentes af projektet, inden de sendes til RDH (ophavsret). Det er projektets ansvar at vurdere, om projektet er egnet til at blive bragt på sociale medier.

Tilskudsstørrelser

1. 1. Et projekt kan højst i alt modtage 40.000 kr. indenfor RDH’s regnskabsår, der går fra 01.05. til 30.04.

      Et ”projekt” defineres som en eller flere tidsafgrænsede aktiviteter med samme formål.

      En Rotary- og Rotaract klub kan inden for ét år højst anbefale RDH-støtte til projekter for 40.000 kr.

1. 2. RDH’s støtte kan højst være af samme størrelse som det beløb, projektet selv skaffer (krone til krone princippet).
   3. Midler bevilget fra The Rotary Foundation (district grant/global grant), kan ikke indregnes i projektets eget bidrag.
   4. Der kan max. bevilges 5.000 kr. til julehjælp til f.eks. julegaver og julearrangementer. De samme arrangører bag et projekt med julehjælp kan ikke ansøge to år i træk.
   5. Hvis et projekt er billigere end budgetteret, deles differencen ligeligt mellem RDH og projektet.

Samarbejde med andre organisationer og Rotary klubber

Hvis gruppen bag et projekt ønsker at involvere andre organisationer, skal en Rotary klub som minimum deltage. Rotary skal i givet fald lægge navn til projektet, og der skal indgås en samarbejdsaftale med de øvrige organisationer.

Samarbejdsaftalen findes på RDH’s hjemmeside. Den skal udfyldes og indsendes, når ansøgning om støtte er fremsendt. Aftalen skal præcisere, hvem der har ansvaret for de enkelte elementer i projektet, herunder økonomien.

RDH støtter som udgangspunkt ikke udenlandske projekter, medmindre projektet er anbefalet af en dansk Rotary klub/distrikt.

Der gives AFSLAG på ansøgninger hvis:

1. Projektet er påbegyndt eller afsluttet på ansøgningstidspunktet.
2. Bevillingen har til formål at støtte andre nationale eller internationale fonde/ organisationer end Rotary eller til projekter/aktiviteter styret af andre hjælpeorganisationer, NGO’er eller lignende.
3. Støtteformålet vurderes at ligge indenfor det offentliges kerneområder. Bestyrelsen vurderer løbende disse grænseflader.
4. Det er udgifter til drift.
5. Det er støtte til rotarianeres eller øvrige projektarrangørers udgifter til transport eller forplejning.
6. Projektet har til formål at støtte enkeltpersoner.
7. Der er tale om præmiegaver.
8. Der er tale om Rotary bogudgivelser.
9. Projektet har karakter af donation uden aktiv og personlig involvering fra den deltagende Rotaryklub.
10. Det er årligt tilbagevendende projekter, defineret som projekter der har været gennemført af samme ansøger inden for det sidste regnskabsår i RDH.
11. Det er støtte til Polio, Shelterbox, Water Survival Box eller andre bokssystemer.
12. Der på nogen måde kan være en ”interessekonflikt” i ansøgerkredsen. Se RDH’s hjemmeside under Ansøgninger > Conflict of interests.

Indsamlingstilladelse

Før der startes en offentlig indsamling, skal man have en indsamlingstilladelse. Det gælder også projekter som Ønsketræet. En indsamlingstilladelse søges normalt hos Civilstyrelsen og koster 1.200 kr. pr. projekt.

For at hjælpe Rotarys klubber og distrikter har RDH fået en generel treårig indsamlingstilladelse. Det betyder, at man i stedet for at ansøge Civilstyrelsen om tilladelse, omkostningsfrit kan anmelde indsamlingen til RDH. Læs mere på RDH’s hjemmeside: Indsamlinger.

Skattefradrag

RDHs godkendelse som velgørende fond giver mulighed for at sikre fradrag for indbetalinger til RDH efter særlige regler herom.

Privatpersoner og firmaer kan donere pengebeløb til et konkret projekt og dermed opnå skattefradrag for donationen. Det er en forudsætning, at der foreligger en godkendt ansøgning, inden der indsamles pengegaver fra medlemmer og virksomheder. Ansøgning sendes til forretningsføreren.

Indbetalte beløb bliver af RDH’s forretningsfører indberettet til SKAT.

Hvis et påtænkt projekt ikke gennemføres, og skattefradraget dermed ikke opnås, kan donationen ikke tilbagebetales. Donationen kan dog, efter ansøgning, overføres til et andet projekt, som er godkendt af RDH.

Projekter med private/firma indbetalinger skal som udgangspunkt være gennemført inden for RDH’s regnskabsår. I modsat fald skal der ansøges om overførsel til næste RDH regnskabsår. Står der ved årsafslutningen den 30. april beløb, der ikke er ansøgt overført, bliver beløbet automatisk overført til RDH.

Bidragsgiver er selv ansvarlig for, at der er oplyst et CVR- eller CPR-nummer, hvis der ønskes skattefradrag.

Kort og godt:

Herunder 10 vigtige tip inden I går i gang med at ansøge:

1. Maksimalt bidrag. En bevillingsmodtager kan maksimalt modtage bidrag op til 40.000 kr. årligt.

2. Involvering i projektet/aktiviteten. Det tillægges positiv værdi af RDHs bestyrelse, at en Rotary klub/distrikt anbefaler, er involveret i eller støtter projektet/aktiviteten. Giv derfor en kort beskrivelse af dette engagement.

3. Gentagne projekter: Er jeres projekt en gentagelse af et lignende projekt fra året tidligere, ydes der ikke bidrag fra RDH.

4. Alle stjernemærkede felter i ansøgningsskemaet skal være udfyldt. Udfyld felterne med korte og præcise tekster. Vi skal blot kunne konstatere, at I opfylder betingelserne for tilskud. Hvis behov, kan en mere fyldig projektbeskrivelse altid tilsendes ved siden af.

5. Mulighed for at gemme undervejs. Hvis du ikke kan gennemføre udfyldelsen af ansøgningsskema, kan du gemme skemaet og vende tilbage til udfyldningen, når du har fundet den relevante information.

6. Projektets/aktivitetens starttidspunkt. Det projekt/aktivitet, der søges om tilskud til, skal påbegyndes inden 30.6. Ellers kan der først ansøges efter 1.7. i det kommende RDH år.

7. Projektets/aktivitetens budget og finansiering. Opstil samtlige udgifter og indtægter. Alle beløb skal angives i DKK. Husk, at du kan fremsende yderligere bilag på rdh (at) rotary.dk.

8. Hvis projektet arbejder sammen med ekstern partner (f.eks. foreninger, NGO el. lign.) om projektet/aktiviteten, så husk i givet fald at vedlægge en ”samarbejdsaftale”, der er underskrevet af parterne.

9. Hvis I også søger Rotary Global Grant el. District Grants, anbefales det, at der tages kontakt til formanden for det pågældende Rotarydistrikts Foundationudvalg for at få afklaret, om det er en mulighed at få den ønskede støtte, idet det har betydning for den samlede finansiering. Ofte er RDH’s bidrag betinget af, at GG eller DG midler også går igennem.

10. Vær opmærksom på ”Conflict of Interest Policy for program participants”. I visse projekter kan der opstå interessekonflikter hos de ansøgende parter. Læs mere herom på Rotarys hjemmeside under Hjælpefonden > Conflicts of interest og tiltræd aftale hvis nødvendigt. En interessekonflikt kan opstå, hvis f.eks. et medlem i en ansøgende Rotaryklub også har en fremtrædende post i en anden organisation, som klubben derfor gerne anbefaler. Vi skal være sikre på, at støttemidlerne hverken på kort eller langt sigt skaber personlig vinding eller personlige fordele for pågældende.

Klik her for at se, udfylde og indsende det elektroniske ansøgningsskema

Klik her for at se, udfylde og indsende Samarbejdsaftalen

Klik her for at se, udfylde og indsende aftale om ”Conflicts of Interests Policy for Program
              participants” 

Klik her Opstår der spørgsmål eller problemer, kontakt da din distrikts repræsentant og få
              en drøftelse omkring dit spørgsmål.