Forretningsorden

Revideret og vedtaget januar 2023

Retningslinjer og Forretningsorden for

Rotary Danmarks Hjælpefond

 

Rotary Danmarks Hjælpefond (RDH) blev oprettet i 1969 og er en dansk fond. Fonden yder støtte til løsning af humanitære, kulturelle og andre samfundsgavnlige opgaver i Danmark og i udlandet. Fonden kan også bruges som katastrofefond, der kan sættes ind, hvor hurtig hjælp er nødvendig.

Afsnit  I:  Retningslinjer for modtagelse af tilskud fra Rotary Danmarks Hjælpefond.

Afsnit II:  Forretningsorden for Bestyrelsen og Forretningsudvalget

 

AFSNIT I: Retningslinjer for modtagelse af tilskud fra RDH

Ansøgning

Det er udelukkende Rotary- og Rotaract-klubber, som indbetaler til Hjælpefonden, der kan ansøge om tilskud fra Fonden. Dog kan et Rotary distrikt også ansøge.b

Der ansøges via et elektronisk ansøgningsskema. Skemaet sendes automatisk til formanden og RDH’s forretningsfører. Ansøgeren modtager en automatisk kvittering for ansøgningen.

  1. Formanden videresender ansøgningen til udtalelse hos distriktsrepræsentanten for det distrikt klubben er placeret i.
  2.  

    Distriktsrepræsentanten sikrer at alle relevante oplysninger er med i ansøgningen, samt at den overholder ”Retningslinjer for modtagelse af tilskud”.
  3. Distriktsrepræsentanten sender ansøgningen tilbage til formanden med evt.

bemærkninger og udtaler sig på distriktets vegne om ansøgningen kan anbefales eller ikke.

  1. Formanden sender ansøgningen til høring i det øvrige forretningsudvalg, om ansøgningen anbefales heller ikke.
  2. Er der behov for yderligere oplysninger sendes ansøgningen tilbage til distriktsrepræsentanten, der skaffer oplysningerne.
  3. Formanden afgør om en ansøgning skal forelægges den øvrige bestyrelse.
  4. Finansieringsplan og budget skal være enkel og gennemskuelig. Evt. bilag kan fremsendes separat.
  5. Når forretningsudvalgets indstilling foreligger, sender formanden en bevilling eller et afslag til ansøger.

Hjælpefondens medvirken ved større landsdækkende arrangementer

Hjælpefondens godkendelse som velgørende fond giver mulighed for at sikre fradrag for indbetalinger til Fonden efter særlige regler herom.

Denne mulighed stilles – efter forudgående ansøgning til Hjælpefondens forretningsudvalg - til rådighed for Rotary Danmarks Råd, til landsdækkende arrangementer.

Forudsætningerne for at kunne benytte muligheden er:

  • Rotary Danmarks råd skal være ansvarlig for arrangementet/projektet
  • Arrangementet/projektet skal opfylde kravene for at kunne godkendes af Rotary Danmarks Hjælpefond (”Retningslinjernes” bestemmelser)
  • Der skal foreligge et budget, og efterfølgende et regnskab godkendt af klubbens revisor.

 

Tilskudsstørrelser

  1. En klub/distrikt kan højst i alt modtage 40.000 kr. indenfor et Rotary år til et eller flere projekter.

Et ”projekt” defineres her som en eller flere aktiviteter.

  1. Formanden kan afgøre ansøgninger om tilskud til og med 6.000 kr.

Ansøgninger fra formandens eget distrikt, afgøres af forretningsudvalget.

  1. Afgørelser i bestyrelse og forretningsudvalg sker ved simpelt flertal bortset fra ændringer i fundatsen.
  2. Bestyrelsen for Rotary i Danmark og RDH kan beslutte at igangsætte en landsindsamling i forbindelse med katastrofer. Der kan derved opnås skattefradrag. Dog er der dels et krav om, at der indbetales via RDH’s indbetalingssystem samt at der oplyses CPR- eller CVR- nummer fra bidragsyderne.
  3. Forretningsudvalget kan tilbagekalde bevillinger, der ikke er udbetalt 3 måneder efter datoen på bevillingsskrivelsen. Er der søgt District Grant eller Global Grant, træder 3 måneders reglen først i kraft når de forskellige Grants er godkendt. Bevillinger kan tilbagekaldes, hvis formålet har ændret sig jf. ansøgningens og bevillingens beskrivelse. Der kan søges om udsættelse af udbetalingen ved skriftlig henvendelse til formanden.

 

Forudsætninger for støtte

  1. Ansøgningen skal være anbefalet af en eller flere klubber/distrikter.
  2. For støtte til projekter med deltagelse af flere klubber opgøres støtten pr. deltagende klub. Opgørelsen skal skrives i ansøgningen.
  3. Hjælpefondens støtte kan højst være af samme størrelse som det beløb klubben/distriktet støtter med (krone til krone princippet).
  4. Med det formål, at tydeliggøre at projektet støttes af Rotary, forventes det, at klubbens medlemmer også involverer sig ved at stille arbejdskraft og/eller ekspertise til rådighed ved projektets gennemførelse, hvor dette er muligt.
  5. Der kan max. bevilges 5.000 kr. pr. klub til julehjælp til f.eks. julegaver og julearrangementer. Julehjælp kan ikke ansøges to år i træk.
  6. Midler bevilget fra Rotary Foundation (district grant/global grant), kan ikke indregnes i klubbens eget bidrag.
  7. Når et projekt er afsluttet, skal der altid fremsendes et regnskab samt en kort beskrivelse af det gennemførte projekt med dokumentation for anvendte beløb og kopier af kvitteringer. Det sendes til RDH’s forretningsfører senest 1 måned efter projektets afslutning.
  8. Klubberne er forpligtet til at sende en kort beskrivelse (max. 100 ord) af det gennemførte projekt samt fotos til RDH’s sociale medier-ansvarlige. Ved brug af fotos skal tilladelse indhentes af klubben inden de sendes til RDH (ophavsret). Det er klubbens ansvar at vurdere om projektet er egnet til at blive bragt på sociale medier.
  9. Støtten udbetales efter projektets gennemførelse ved anmodning til forretningsføreren og når pkt. 8 og 9 er opfyldt.
  10. Der kan ved større projekter ansøges om a conto udbetaling af hele/dele af tilskudsbeløbet.

 

Samarbejde med andre organisationer og Rotary klubber

En klub kan samarbejde med en anden organisation om et projekt, der får tilskud fra RDH. Det forudsætter, at der foreligger en underskrevet samarbejdsaftale parterne imellem.

Samarbejdsaftalen findes på RDH’s hjemmeside. Den skal udfyldes og indsendes når ansøgning om støtte er fremsendt. Aftalen skal præcisere hvem der har ansvaret for de enkelte elementer i projektet, herunder økonomien. Aftalen skal også beskrive Rotary klubbens aktive medvirken i projektet.

Hjælpefonden støtter ikke udenlandske klubbers projekter, medmindre der er et formaliseret samarbejde med en dansk Rotary klub/distrikt samt at den danske Rotary klub er styrende.

Alle projekter bør fremstå som Rotary projekter.

Der kan derfor ikke overføres penge til en anden organisation, forening o. lign. hvis pengene ikke skal bruges til et projekt, hvor det kan ses at Rotary helt eller delvist har sørget for finansieringen.

Der vil, efter forretningsudvalgets afgørelse, kunne gives støtte til delaktiviteter i en organisation, hvor klub eller distrikt er styrende, og hvor der foreligger en underskreven samarbejdsaftale. Dog kræver det at klubbens eller distriktets medlemmer er involveret i udførelsen af projektet.

Skattefradrag

For at Hjælpefonden kan meddele skattefradrag for indbetalinger til projekter og indsamlinger, skal der årligt ske frivillige indbetalinger fra mindst 100 rotarianere til Hjælpefonden. Beløbet skal min. være på 200 kr. årligt. pr. indbetaler (CVR- eller CPR-nummer skal oplyses). Indbetalingerne kan være fra såvel medlemmer af Rotary som fra ikke-medlemmer.

Privatpersoner og firmaer kan donere beløb til projekter Hjælpefonden yder tilskud til. Indbetalte beløb bliver af Hjælpefonden oplyst til SKAT.

Ansøgning om godkendelse af projekter som skattefradragsberettiget sendes til Hjælpefon- dens forretningsfører.

Hvis et påtænkt projekt ikke gennemføres, og skattefradraget dermed ikke opnås, kan do- nationen ikke tilbagebetales. Donationen kan dog, efter ansøgning, overføres til et andet projekt, som er godkendt af Hjælpefonden.

Projekter med private/firma indbetalinger skal som udgangspunkt være gennemført inden for RDH’s regnskabsår. I modsat fald skal der ansøges om overførsel til næste Rotary år. Står der, ved årsafslutningen den 30. april beløb der ikke er ansøgt overført, bliver beløbet automatisk overført til Hjælpefonden.

Bidragsgiver er selv ansvarlig for at der er oplyst et CVR- eller CPR-nummer, hvis der ønskes skattefradrag.

Medlemmerne i en Rotary klub kan donere pengebeløb til et konkret projekt, og dermed opnå skattefradrag for donationen. Det er en forudsætning, at der er indsendt en ansøgning til RDH, som godkendes inden der indsamles pengegaver fra medlemmerne. Ansøgning sendes til forretningsføreren. Penge indgået for skattefradrag kan ikke tilbagebetales, hvis projektet ikke gennemføres.

Overførsel af beløb til andre projekter, annullering af projekter m.v.

Bidrag kan ikke overføres til andre godkendte projekter end det ansøgte uden en forudgående skriftlig aftale. Ansøgning sendes til formanden for RDH.

Hvis et projekt er billigere end budgetteret skal mindreforbruget tilbageføres til RDH.

Der gives AFSLAG på ansøgninger hvis:

  1. Projektet er påbegyndt på ansøgningstidspunktet.
  2. Det ikke er en klub eller et distrikt, der er ansøger og er medfinansierende.
  3. Bevillingen har til formål at støtte andre nationale eller internationale fonde/ organisationer eller til projekter/aktiviteter styret af andre hjælpeorganisationer, NGO’er eller lignende.
  4. Støtteformålet vurderes at ligge indenfor det offentliges kerneområder. Bestyrelse og forretningsudvalg vurderer løbende disse grænseflader.
  5. Det er udgifter til drift.
  6. Det er støtte til rotarianeres udgifter til transport eller forplejning.
  7. Projektet har til formål at støtte enkeltpersoner.
  8. Projektet har karakter af donation uden konkret Rotary involvering.
  9. Det er støtte til Shelterbox eller Water Survival Box.
  10. Det er årligt tilbagevendende projekter.
  11. Der på nogen måde kan være en ”interessekonflikt” i ansøgerkredsen. Se RDHs hjemmeside under ”ansøgning/samarbejdsaftale”.

 

AFSNIT II:   Bestyrelsens og Forretningsudvalgets sammensætning og ansvar

Bestyrelse, møder, udvalg og beføjelser

 

Bestyrelsen

Fonden ledes af en bestyrelse bestående af:

  • Rotary årets 5 distriktsguvernører samt
  • Fem medlemmer valgt af de fem Rotary distrikter på deres årsmøde.
  • De sidstnævnte udgør Forretningsudvalget og er valgt for fem år.

Bestyrelsens formand er den distriktsrepræsentant, der er medlem af forretningsudvalget i sit 5 år.

Bestyrelsens møder

Bestyrelsen afholder to faste årlige møder, samt møder efter behov.

Formanden indkalder punkter til dagsorden og sammensætter den og sikrer rettidig udsendelse af dagsordenen.

Møderne indkaldes med mindst 14 dages varsel.

Møderne ledes af formanden.

Første møde afholdes i forbindelse med Rotary i Danmarks bestyrelses ”Vintermøde”.

Andet møde afholdes i forbindelse med Rotary i Danmarks bestyrelses ”Sommermøde”.

 

Mødedeltagerne i første møde er:

Bestyrelsens medlemmer samt forretningsføreren.

Eventuelle særligt indbudte, herunder f.eks. Rotary Danmarks formand og landssekretæren.

Kun medlemmer af RDH’s bestyrelse deltager i eventuelle afstemninger. (Se dog ”Vedtagelse af forretningsordenen” under afsnittet Delegeringer).

 

Dagsorden for første møde omfatter som minimum:

  1. Orientering ved formanden om første halvårs forløb.
  2. Halvårsregnskab for perioden 1.5.-31.10.
  3. Bevillingspolitik, drøftelse af rammerne for RDH’s arbejde.
  4. Indkomne forslag.
  5. Eventuelt.

 

Mødedeltagerne i andet møde er:

Bestyrelsen og det tiltrædende forretningsudvalgsmedlem (som minimum deltager formand, kommende formand og forretningsføreren fra Forretningsudvalget).

Årets DG’ere som fratrædende bestyrelsesmedlemmer.

Årets DGE’ere som tiltrædende bestyrelsesmedlemmer.

Eventuelle særligt indbudte, herunder f.eks. Rotary Danmarks formand, landssekretæren og DGN.

Kun medlemmer af RDH’s bestyrelse deltager i eventuelle afstemninger. (Se dog ”Vedtagelse af forretningsordenen” under afsnittet Delegeringer).

 

Dagsorden for andet møde omfatter som minimum:

  1. Orientering ved formanden om årets forløb.
  2. Bevillingsoversigt for året.
  3. Årsrapporten med revisors påtegning til underskrift 4. Bevillingspolitik, drøftelse af rammerne for RDH’s arbejde.
  1. Indkomne forslag.
  2. Eventuelt.

 

Forretningsudvalgsmøder

Forretningsudvalget afholder som udgangspunkt møder i august, november, marts og maj. To af møderne afholdes senest 14 dage før bestyrelsens to Årsmøder med henblik på udarbejdelse af regnskab, budget samt forretningsorden for kommende periode, inden det forelægges/indstilles til den samlede bestyrelse.

Møderne indkaldes med mindst 14 dages varsel.

 

Møder afholdes i øvrigt, når formanden skønner det nødvendigt eller når mindst tre forretnings-udvalgsmedlemmer anmoder herom.

 

Møderne indkaldes skriftligt af formanden ved e-mail med mindst 14 dages varsel.

Forslag til dagsorden og bilagsmateriale vedlægges. Yderligere punkter til dagsorden sendes til formanden mindst 7 dage inden mødets gennemførelse.

 

Møderne ledes af formanden og er beslutningsdygtige, når mindst tre medlemmer er til stede. Afstemning skal være skriftlig, hvis blot et medlem forlanger det. Ved stemmelighed er for- mandens stemme afgørende.

 

Hvis formanden skønner at et møde kan afholdes virtuelt, sker dette.

 

Forretningsudvalg, funktioner og delegering

  • Forretningsudvalget består af de 5 distriktsvalgte medlemmer.
  • Forretningsudvalget konstitueres med formand, næstformand, sekretær og ensociale medier ansvarlig. Forretningsføreren deltager uden stemmeret i Forretningsudvalgets møder.
  • Formand for forretningsudvalget er den distriktsrepræsentant der påbegynder sit femte funktionssår i RDH. Turnus er: 1450 – 1461 – 1440 – 1470 - 1480.
  • Formanden tegner fonden i forening med et bestyrelsesmedlem.
  • Formanden er den ansvarlige leder for både forretningsudvalget og for bestyrelsen.

 

Funktioner

Forretningsudvalg Distriktsrepræsentanter

Træffer afgørelse om indsendte ansøgninger jf. Forretningsordenens rammer herfor.

Det anbefales, at distrikterne vælger en distriktsrepræsentant der:

  • Har lyst og interesse for arbejdet i RDH i en femårig periode
  • Har et godt kendskab til Hjælpefondens formål, fundats, forretningsorden, retningslinjer m.v.
  • Kan motivere/vejlede klubber i brugen af Hjælpefondens elektroniske ansøgningsskema samt samarbejdsaftale
  • Har kendskab til The Rotary Foundations grant typer samt finansieringsmuligheder.

Formanden

  • Ansvarlig for at modtage og sørge for behandling og besvarelse af ansøgninger og øvrige henvendelser
  • Orienterer bestyrelsen halvårligt om indkomne ansøgninger og deres besvarelse
  • Formanden kan vælge at uddelegere dele af disse opgaver til forretningsudvalget, hvis der er enighed herom i forretningsudvalget

Næstformanden

Som næstformand udpeges den distriktsrepræsentant, der skal tiltræde som formand umiddelbart efter den siddende formand. Næstformanden afløser formanden under dennes fravær i mere end 3 uger, længerevarende sygdomsforløb o. lign.

Sekretæren

Udpeges af Forretningsudvalget og er ansvarlig for at udarbejde dækkende referat af alle møder.  Referatet godkendes inden mødets afslutning og slås op på www.rotary.dk umiddelbart efter mødets afholdelse.

Den sociale medier ansvarlig

Udpeges af Forretningsudvalget og er ansvarlig for at sikre en kontinuerlig omtale af RDH’s virke og at de projekter, der er gennemført i klubberne med bidrag fra RDH, så vidt mulig kommer på Facebook. Dette fremgår af den fremsendte bevillingsskrivelse til klubben. Det er vigtigt, at RDH løbende har opslag på FB som vedrører fondens virke eller andre relevante

informationer/nyheder. Ved brug af fotos skal tilladelse indhentes af klubben. Det er et krav at det der indsendes til RDH er noget vi har fuld ophavsret til.

Forretningsføreren

  • Udpeges af bestyrelsen gerne for en 5-årig og mindst for en 3-årig periode efter indstilling af forretningsudvalget. (Just Hartoft er udpeget for perioden 2022/23 til udgangen af 2024/25).
  • Forretningsføreren administrerer udbetalinger af de bevilgede beløb og fører regnskab som anvist i fundatsen. RDH har årsafslutning den 30. april og årsrapporten skal forelægges ved ”Sommerårsmødet”. Halvårsregnskab aflægges ved ”Vintermødet” i efteråret.
  • Udarbejder bevillingsoversigt og opdaterer den løbende. Alle dokumenter arkiveres i Dropbox af forretningsfører.
  • Forretningsføreren sikrer og kvalificerer de regnskabsmæssige afrapporteringer.

Delegering

Bestyrelsen kan for et Rotary år ad gangen delegere sine beføjelser helt eller delvist til for- retningsudvalget eller udvalgets enkelte medlemmer. Delegeringer besluttes på årsmødet og sker som vedtagelse af den forretningsorden, der skal være gældende for det efterfølgende Rotary år. Stemmeberettiget er alene den tiltrædende bestyrelse i det efterfølgende Rotary år.

Økonomi m.m.

  1. Rotary Danmarks Hjælpefond er godkendt til at modtage bidrag og gaver, der af giveren kan fradrages i den skattepligtige indkomst. Dette betyder tillige, at fonden kan modtage arv, uden at der skal betales boafgift.
  2. Fondens midler fremkommer fortrinsvis ved bidrag fra medlemmerne via klubber og distrikter samt ved frivillige bidrag gennem formålsbestemte indsamlinger.
  3. Opstilling af indsamlingsbokse i lufthavne sker efter ansøgning til den pågældende lufthavn. Alle aftaler indgås mellem RDH og den pågældende lufthavn. I Københavns Lufthavn skal der skrives en særlig ansøgning om opstilling af indsamlingsboks. Formanden har det overordnede ansvar og opgaver i forbindelse med ansøgning, tømning og vedligeholdelse. Formanden kan delegere nogle af opgaverne til en eller flere klubber. RDH’s forretningsfører kan yde konsultativ støtte.
  4. De indkomne midler kan kun anvendes til formål i overensstemmelse med fondens vedtægter og formål bestemt af bidragsyderne efter godkendelse af fonden.
  5. Egenkapitalen består af en bunden del og en disponibel del, hvilket skal fremgå af regnskabet. Den bundne del må kun reduceres med tilladelse fra Civilstyrelsen.
  6. Forretningsudvalget er ansvarligt for, at udgifterne – set over en årrække - ikke overstiger indtægterne.
  7. Formanden og forretningsføreren følger den regnskabsmæssige udvikling, afstemmer denne og orienterer forretningsudvalget halvårligt.
  8. Årets over- eller underskud posteres på den disponible del af egenkapitalen.

Forretningsudvalget skal tilstræbe, at den samlede egenkapital vokser mindst svarende til inflationen.

  1. Fondens regnskabsår er 1. maj til 30. april. Alle ansøgninger som behandles i perioden fra maj til 30. juni konteres derfor i det kommende års regnskab. Alle udgifter og udbetalinger konteres således efter 1. maj i det nye Rotary år.

Kritisk revisor

Der udpeges en kritisk revisor fra det distrikt hvor afgående formand for Hjælpefonden kom fra.

Funktionsperioden er et år.

Opgaven for kritisk revisor er beskrevet i ”Instruks for kritisk revisor”” Se under

”Hjælpefonden” Dokumenter” ”Instruks for kritisk revisor”. Valg finder sted på distrikternes årsmøde, således: I 2022: D1480, i 2023: D1450, i 2024: D1461 i 2025: 1440 i 2026: 1470, i 2027: 1480 i 2028: 1450.

Paul Harris Fellow anerkendelser (PHF’ere)

Rotarianere kan indbetale et beløb til poliobekæmpelsen via RDH. Indbetalinger over 300 til 500 går som hovedregel videre til Rotary Internationals ”End Polio Now” i betalerens navn.

 

Mindre beløb sendes til Rotary International i Hjælpefondens navn. Derved optjenes et antal Rotary Foundation points. Disse points kan bruges til ”køb” af Paul Harris Fellow anerkendelser/recognitions (PHF).

 

Anerkendelsen kan gives til såvel rotarianere som ikke- rotarianere for en særlig indsats. Tildeling af anerkendelsen/PHF’en skal godkendes af bestyrelsen efter indstilling af forretningsudvalget.

 

FORRETNINGSORDENEN ER VEDTAGET AF BESTYRELSEN
19. januar 2023

 

 

.