Ansøgningsfrist vil være forskellig fra klub til klub, men mange vil gerne have ansøgningerne inden sommerferien i 2023. Tag derfor kontakt til din lokale rotaryklub og forhør dig omkring ansøgningsfristen.
Det første du skal gøre er at anmode om et login til at påbegynde en såkaldt 'foreløbig ansøgning'. Helt lavpraktisk skal du udfylde boksen her øverst til højre med din egen e-mail og klikke på send. På tablets og smartphones står boksen efter teksten her.
Det er vigtigt, at du bruger din egen e-mail og bruger en e-mail, der er tilgængelig igennem hele udvekslingen.
Dette skriver vi fordi, at der bliver sendt vigtig information til dig på din e-mail, så sørg for at læse emails jævnligt og tjekke spamfilteret. Vi oplever ofte at rotary.dk mails går i spam-filteret.
Så vil du efter kort tid modtage en hilsen fra Rotary Danmarks Ungdomsudveksling med oplysninger om, hvad vi registrerer om dig. Ved at klikke på det medsendte link (eller copy-paste det ind i URL-linien) accepterer du vores registreringer af dine data.
Når du klikker på linket, kommer du til en side, hvor du skal indtaste dine personlige oplysninger.. Er du i tvivl om, hvad der skal stå i de enkelte felter, så hold øje med 'tool tips'. Når profilen er udfyldt, og du klikker på send, så er det, at skal du igen holde øje med din mailboks, for systemet sender en mail med dit såkaldte YEP-nummer. Dette nummer skal du logge ind på www.rotary.dk med og bruge det password, som du oprettede i profilen.
Nu udfylder du resten af de formularer, der indgår i den foreløbige ansøgning. Når du er nået 100% igennem alle formularer og trykker 'Submit', vil sagen overgå til Rotary, og du vil høre fra en Rotaryklub, og få at vide, hvad det videre forløb er.
Ansøgningsprocessens forløb
Efter udfyldelse af den foreløbige ansøgning bliver du indkaldt til samtale i din lokale Rotaryklub.
Herefter træffer klubben endelig beslutning om, hvorvidt du er den udvekslingsstudent, som de gerne vil sende ud det kommende år, og du får nu adgang til at udfylde selve den endelige ansøgning online. Skemaet er ret omfattende, og det er vigtigt, at du er grundig og omhyggelig, når du udfylder det. Du får at vide af din Rotaryklub, hvornår du senest skal være færdig. I den proces er der mulighed for at ønske bestemte lande at blive udvekslet til, men vi kan ikke love at det går helt præcist, som du ønsker dig.
Når din ansøgning er godkendt af den lokale Rotaryklub, så sendes den videre til Rotarydistriktet, som efter godkendelse sender den videre til Rotary Danmarks Ungdomsudveksling.
I januar/februar i det år du skal udsendes får du besked om, til hvilket Rotarydistrikt ude i verden, din ansøgning er sendt.
Endelig besked om hvilken by/klub, som du udsendes til, får du først at vide, når din ansøgning er modtaget og godkendt i den pågældende klub ude i verden. Det sker normalt i maj/juni måned..