Afrejsebriefing

Formålet med afrejsebriefing er at give de unge den nødvendige og krævede information om det kommende års udveksling og ligeledes overholde Rotary Internationals regler for information inden afrejse. Herudover etableres netværk til de øvrige unge, til distriktet, tidligere udvekslingsstudenter og rotarianere.

Organisation :

Organisationen omkring afholdelse af afrejsebriefing er dels en ledergruppe af rotarianer, dels instruktører ( tidligere udsendte ) og personale på den valgte skole. Herudover deltager indbudte foredragsholdere dels rotarianere, dels repræsentant fra rejsebureau og enkelte tidligere udvekslingsstudenter.

Afvikling :

Afviklingen sker over en forlænget weekend med ankomst fredag sidst på dagen og hjemrejse midt på søndagen. Der veksles mellem aktive gruppearbejder dels opgaver med det formål at få de unge til at skabe netværk, dels med Rotary relaterede opgaver. Herudover er der opgaver i præsentations- og taleteknik og samarbejde om at lave en underholdningspræsentation. Envejskommunikation i form af faktuel oplysning om rejse, det at møde en anden kultur, kommunikation og oplysninger fra andre, som har været i samme område.

Planlægning :

Planlægning starter ca. 1 år før afvikling ved aftale med skole og fastlæggelse af datoer m.v. Den detaljerede planlægning foretages af ”ledergrupper”, som for det logistiske m.v. er 1440, for o – løb og underholdning lørdag aften 1470 og for afvikling i nationale grupper, herunder samle instruktører 1480. De økonomiske rammer afstemmes fra år til år dels med budget, dels med det pågældende sted, hvor afrejsebriefingen afholdes.

Tidsplan / huskeliste :

1. Fastlæggelse af dato

  • a. Herunder at se hvordan det stemmer overens med afslutning af efterskoler m.v. og evt. DGI’s landsstævne.

2. Aftale med skole

  • a. Fastlæggelse af behov og økonomiske rammer
  • b. Lokaler til overnatning og afvikling i nationale grupper og fællesindlæg

3. Instruktører

  • a. Der udsendes invitation i starten af året
  • b. Fordeling ca. 2/3 af tidligere instruktører og 1/3 nye, som alle kontaktes i starten af året
  • c. Kort oplæg til instruktører om hvilke opgave der skal løses
  • d. Det tilstræbes at der er repræsentanter fra alle områder ( distrikter ) og at der er en dreng og en pige på hvert hold.

4. Invitation til de unge

  • a. Program for weekenden
  • b. Rejseplan og invitation til fællestransport i bus fra København
  • c. Der er et program, men for instruktører og rotarianere er der kommentarer til mange af opgaverne

5. Invitation til rejseguides

  • a. Information til rejseguides
  • b. Rejseguider møder de unge

6. Fællesindlæg

  • a. Rejsetekniske informationer
  • b. Mødet med det fremmede ( en tidl. Student fortæller )
  • c. Præsentations – og taleteknik
  • d. Møde med Chairman
  • e. Rotarys rejseansvarlige og rejsebureau

7. O – løb

  • a. Formålet med fredagens o – løb er væsentligst at få de unge fra hver destination rystet sammen
  • b. På o – løbet er der opgaver som har relation til deres ophold. F. eks. forholdet til Rotary, værtsfamilie, bagageregler og mødet med en tolder.

8. Nationale grupper

  • a. Den enkelte er pr. mail bedt om at lave en kort præsentation af sig selv og det sted / område de skal til. Instruktør og de øvrige skal give gode råd og tip til en god afvikling af et sådant indlæg.
  • b. Instruktørerne fortæller om deres praktiske oplevelser og de unge anmodes om at stille spørgsmål om stort set alt.

9. T – shirts m.v.

  • a. Der udleveres T- shirts og pins til alle deltagere
  • b. Visitkort udleveres

10. Lørdag aften

  • a. Her arrangeres fælles spisning med efterfølgende underholdning af de unge samt et par kort taler.

11. Distriktsrets ½ time

  • a. Møde med repræsentanter fra distriktet

Alle skal gøre opmærksom på at se om der er nogen som ”hænger” med hovedet og finde ud af om der skal ske samtale med forældre. Hvis personer udpeges skal den pågældende District Chair træde ind og vurdere om der skal ske kontakt til familien.

Oprydning foretages efter skolens anvisninger.

Tilmelding følges op af de enkelte klubcounsellor, derfor er det også en god ide at orientere klubcounsellor.

Informationer, som alle skal have bør sendes ud central med kopi til alle distriktsansvarlige.

Opgaver vedr. instruktører inden Afrejsebriefing.

Januar-Februar udsendes indbydelse til sidste års instruktør pr. mail.

Februar-Marts udsendes første rykker til instruktør, samt indbydelse til sidste års studenter, minus de lande der er dækket ind via instruktører.

Der trækkes en foreløbig liste på landefordeling fra databasen. Det er dog ikke den endelige fordeling, men en vejledning til hvor mange instruktører der skal bruges.

April-Maj sendes nye indbydelser til tidligere års studenter til de lande jeg ikke har fået tilsagn fra. Det er især de små lande.

Der sendes anden rykker til alle.

Juni kan der så sendes første instruktørliste ud, men med nogle huller endnu, men måske de øvrige instruktør kan give nogle navne på nogen som kunne tænke sig at deltage. Samtidig sendes et brev til alle instruktører med tak for tilsagn samt lidt oplysninger om hvad der skal ske. Måske kan de også få et program, så de kan forberede sig.

Jeg begynder at ringe rundt til dem som ikke har svaret på mailen.

Sidst på måneden kan jeg trække den endelige landefordelingsliste fra databasen, den overføres til regneark, arkene fordeles i nationale grupper af 12-15 personer i hver, afhængigt af hvor mange der er til det pågældende land. De store lande hvor der er mere end et hold, fordeles efter distrikter og efter hvor distrikterne ligger. Det rettes til så det står pænt og instruktør påføres forneden.

En af de sidste dage kan der så udskrives en færdig landefordelingsliste på alle grupper og der skal en kopi til alle deltager på gruppen samt til instruktører. Men den kan først laves så sent som muligt, da der kan komme rettelser til den sidste dag, sågar kan rettelser forekomme når afrejsebriefingen starter, så må der byttes om når man kommer på stedet.

Ingen forfatter eller dato