Kære Præsident, Præsident elect, Sekretær, Sekretær elect og CICO
Det er i dag den 25. maj 2018 og den nye persondataforordning træder nu i kraft.
Med denne mail sender jeg jer en ny privatlivspolitik som I kan anvende, ligeledes har jeg lavet en Dataflowsanalyse for udtrækket af medlemslisten som csv fil der konverterets til Excel.
Det er min overbevisning at hvis I har disse 2 ting liggende i skuffen, så får 90% af jer ikke balade hvis vi får inspektion.
Jeg skal her pointerer, at hvis man ikke udtrækker csv filer til anvendelse i klubben så skal man IKKE have en dataflowsanalyse.
Den er i princippet kun for de af jer der laver excelark til alverdens ting, men for en sikkerheds skyld så gem den evt. i jeres klub dokumenter, hvis nu en eller anden lige kommer til at lave et csv udtræk.
Jeg skal også pionterer at det absolut er de personer i klubben der har klubadministrator roller der er ansvarlige for at disse data KUN anvcendes i fortroligt klubarbejde, og destruerers umiddelbart efter brugen.
Altså ikke noget med at gemme dem på jeres interne drev, i skyen, på en stick eller andre steder.
Vedhæftede dokumenter er ment som en hjælp til jer.
De er ikke dækkende for alle klubber da nogle eks. har eksterne personer der hjælper med administration, fakturering osv. i disse tilfælde må man hver især lave et tillæg til dataflowsanalysen og evt. til privatlivspolitikken. Dette er klubbens eget ansvar, men jeg står gerne til rådighed for vejledning.
Håber dette kan hjælpe jer alle.
Med Rotary hilsen
Asbjørn Isaksen
Landssekretær
Rotary Danmarks Sekretariat